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我与自身的现状达成一种统一呢？”
想一想
～设想一下自己在五年后取得了惊人的成功，那会是怎样的感觉？你如何将那种
感受与自己周围的世界联系起来？你不妨今天就试一试。
～你感到自己的内心世界和外在世界处于一种平衡的状态中吗？如果不是的话，
你会想什么办法让他们更趋平衡呢？
3。第三部分建立有效的结构
没有线路，你将很难行进
我们感受不到自己受制于那些真正影响着我们的因素。我们对于道路中间的
交通线充满感激之情，他们让我们可以自由的迅速到达某个地方，而同时承受的
压力和风险却是最小。有效的形式不会占用空间，它们会创造空间。有时，建立
紧凑的系统是我们释放新层次信息所必备的要素。
3。1。适度的稳定性，强大的创造力
我们大家都一直生活和工作在很多不同的层面上。当一个层面受到干扰时，
他就会把人们的精力和注意力从其他层面上吸引过来，直到问题得以解决。当事
物处于一种平衡的状态时，富有创造力的精力就会自然而然、持续不断的流淌而
出，并随处能得到。
井然有序和创造力：朋友还是敌人？
我觉得有趣的是，还有多少人仍然认为井然有序和创造力是相互排斥的。我
们常常会听到：“别拿整理工作和那些清单来烦我，我只想拥有创造力”或者“我
不需要所有那些整理材料，我可以把一切都装在脑子里”。人们为什么觉得井然
有序是自发、直觉和自由的对立面呢？这很可能是他们并没有在自己生活中特
定的方面对期望的经历和结果有着强烈的认同。当你确实想要拥有或体验某件事
情时，你清楚自己必须采取什么措施才能大都很少被人们视为“井然有序”的状
态。当你不得不变得井然有序时，你恐怕并没有在自己需要使其井然有序的事情
上投入必要的精力。
要是你想在画布上表达自己的思想，那么油画颜料就是你的工具，你要安排
如何使用颜料和刷子。你没有想到要把事情安排的井然有序，你只是动手就做。
要是你想钓鱼，同时也确实很喜欢这项运动，那么你会把自己的鱼饵和线安排的
井然有序。最精通此道的人总是会把他们的钓鱼用具准备停当。
那么，为什么人们对于工作未必在各个方面都是这样呢？我曾经碰到过一位
专业人士，他的帆船控制室里井井有条，达到了一种近乎苛刻的状态，可他的电
子邮箱却是一团糟。怎么会这样呢？为什么会有这样的差别呢？
一旦你体会到头脑清晰的开展各项活动是怎样一回事，我保证你一定会投入
大量的精力去思考“如何将事情安排的井然有序”这个问题。与西方相比，远东
地区有着一种截然不同的模式来达到这种自发的状态。在那里，如果你想体会到
真正自由的表达，那么你就要把毕生的精力投入到极其简朴的生活和异常严格的
规则中。
倘若没有了结构与约束，人们其实很难充分发挥个人的创造力。创造力与自
由是一个事物的两个方面，两者我都喜欢。要想获得自由，你就要把事情安排的
井然有序。而要想万事井然有序，你就要有创造力。
想一想
～在一位客观的局外人看来，你的生活和工作中哪些方面是井然有序的？究竟是
你所关注的什么方面才使你达到了这种状态？
～你认为自己在哪些方面混乱无序呢？哪种结果要求你增强工作的条理性，从而
使你的生活中这个方面变得更重要、更有趣呢？
3。2。调整最佳结构，发挥最大效力
支持性结构和限制性结构之间的差别只在于他们与最终目的是否相统一。如
果你为了达到期望的目的而过于频繁的安排会面，那样既无吸引力，也不会有人
参加。如果你为了实现预期的增长目的而建立起不合理的结构，那样将会造成瓶
颈。那些大师级人物的主要特点就在于他们懂得什么工具最适宜用来做什么。
幻想家和实干家：个人的劳动分工
最近我意识到，在人生前进的道路，我的内心深处戴着两顶截然不同的帽子：
幻想家和实干家。他们的思想和行为都有所差异，只有当我不至于将它们的角色
和职责混为一谈时，事情才会有更好的效果。
多年以来，我懂得了人们的个性和工作风格都会在这个持续不断的进程中延
续下去。那些有着“蓝天般梦幻”的思想家特别憎恨细节和承诺，而有些实干家
在被要求完成某项工作或选择某个方向时就显得极不自在。现在，我意识到自己
的思想深处也二者兼有。
我的幻想家先生是一个只喜欢在橡树下闲逛、呷口咖啡、为宏大的新项目和
理想化的方案而热血沸腾的人，它会不时的从战略的角度来思考问题。然而，只
有当我在文件篓里挑选某件事情，决定并实施简单的行动步骤，以便取得进展时，
实干家先生才会投入最大的精力。只要他们不碰面，我们就是很棒的。
但是，当我处于幻想家的模式中，开始思考如何去完成自己创造的各种事务
以及由此给自己带来的工作时，我就充满怨恨、退缩不前。可当我们进入实干家
和完成模式时，我会不由自主的思考我此刻应该在做更重要和更宏大的事情。
要想促使这种内在的关系发挥出最大的效力，这里我有一些建议：
1。 我的文件篓：当我处于创造性模式时，要将这些想法写进自己的笔记簿或
收件盘（？），然后立刻将其发送给“其他人”。实干家先生就会发现他，然后问
到：“接下来该怎么干？”以这种方式来促成事情的发生。
2。 我的项目和清单：他们是幻想家的成功案例
3。 我的后续行动清单：它们给我的实干家一些到期目标来指引道路，这样，
实干家就会感到富有效力并能很快取得成功。
4。 每周检查：可以通过这种方法将幻想家和实干家召集起来，以使他们通力
协作、充满热情的把各项工作完成。
想一想
～你的哪一方面占优势，是幻想家还是实干家？
～你怎样才能支持自己较弱的那方面？
3。3。更新系统，放飞思想
你可愚弄不了自己的思想，它是精通你当前的个人管理系统的专家。它知道
你能否分析出自己在适当的时机应该采取什么行动。他清楚你是否决定了下一步
应该采取的行动。当你有可能采取行动时，他明白是否有什么能提醒你注意的那
项行动……………那项放在你确实能注意到的地方的行动。要是你没有完成其中的任何
事情，你的头脑就不会放弃。他会没完没了的提醒你注意那些自己要牢记在心的
事情。人们的头脑是忠实而虔诚的仆人，但是，它需要得到自己擅长做好的工作，
而不是那些他并不善于处理的工作。
你的头脑能否胜任新工作的挑战？
将一切抛在脑后，然后确定他对你的意义以及你需要采取什么措施才能推动
事物的发展，这些都会给你的头脑带来极大的自由。自然，当任何人以一种完整
的方式从事这件事情时，他的心理或直觉的焦点会兴奋起来，而人们也会从全新
的、积极的角度去看待和体验他。这就如同氦气球，当你松手的时候，他自然会
腾空而起，飞上蓝天。新鲜的想法会浮现在你的脑海中，于是操作性更强的方法
可以信手拈来，因此不管遭遇到什么样的事情，我们都可以应付自如。心理的作
用会上升到一种新的水平，但这种升华很是短暂。
你内心想要完成更高层次的工作是一回事，而你真正去做却是另一件事情。
只有当下面的各个层次不断得到有效的控制时，你的思想才会升华到新的境界。
开展积极的知识型工作（思考、决定和挑选），同时建立有序的人员管理制度来
处理最终的结果，这样你就有精力去处理那些真正重要的、自己也确实希望关注
的事情了。但是，倘若这种系统不能得到一贯的检查与及时的更新，那就如同你
解雇了自己重要的助理人员，可既没有事先通知，也没有找到合适的监督人员。
要不了多久，你就会忍不住担心起来：谁来替你接电话呢？票据放在什么地方了
呢？我明天有些什么预约呢？这些并不是你应该做的工作，但是，倘若这个水平
上的工作得不到有效处理，你就无法真正完成好自己从事的工作，至少你不能充
分发挥个人才干。
一旦你阐明并确定了自己的各个项目和相关行动，那么你就一定要更新那些
清单并保证其完整性。要想使你清晰的头脑和反应力保持其应有的效能，要想保
持平衡并全身心的投入到真正的机会中去，你就必须关注并不断支持那些确保承
诺背离目标的因素，即你的清单。如果系统和促成系统的流程落伍的话，那么积
极的体验就会离你而去，这种情况过不了多久就会成为现实。在几天（几小时）
之内，务必要对新信息进行整合，检查并完成细节性的工作。对于你目前所作以
及尚未开展的工作，你必须再次迅速的进行回顾和整理。要想超越系统目前管理
的水平，你的头脑务必要一直关注系统。
多年来，我们发现所谓的“每周检查”，即抓住所有你获得、处理和整理的
信息，是要培养的最重要的习惯。我们的头脑中似乎有某种东西，将我们的工作
及生活中的每七天很好的规划为一个周期。每隔七天的时间，我们就要将眼光从
自己正从事的工作放到更高层次的管理工作上来。这类工作是我们眼前的各种项
目和活动的层面上的，需要我们在随后很短时间内完成的项目和活动。
这种对我们涉及范围内各类事物的性能进行的全面分析不会自然而然的出
现。它要求每个工作周内自己多增加一个小时严格的、合乎逻辑的关注。大部分
人这样做了，但表现出来的却是他们认为这些事情属于那种做起来是好事，可就
是没有时间去做的事。好多人并没有认识到，只有通过这种方法，你才不用为你
究竟该怎样去思考自己应该在想的事情这个问题而苦恼。你实际上可以通过这种
方法，平息自己头脑中的苦恼和困扰。记得在你以后的人生里，每周花上一两个
小时的时间去做他
想一想
～你最后一次是什么时候完成了对自己所有优秀项目和行动的审查的呢？
～你怎样确保自己能够更持久的做好那件事情呢？
“最苍白的墨水也比最好的记忆更清晰” （应该是：好记性不如烂笔头；哈哈）
……………中国谚语
3。4。提高反应能力，催化生存能力
任何能增强你对周围环境的认识、缩短你的反应时间以及平衡你的内部系统
（从而消除你的反应不足或反应过激）的事情都将为你带来竞争优势并改善你的
绩效。对任何变革都具有很强的适应性，并对于此相关的信息保持高度的敏感，
这对于一个物种、一名战斗机驾驶员和一条生产线的生存都至关重要。
紊乱的药物
大部分药物都可以让我们从现实世界中获得片刻的解脱，使得我们对外部入
侵的机体无法做出灵敏的反应。堆积如山、有待处理的材料很容易发挥同样的作
用。
倘若人们让数不胜数的未能决断的事情不断堆积，在自己的周围形成了一座
坚固的堡垒，那么这会使他们与外界之间的关系大为受挫。外界的任何信息随后
就会透过堆积如山的文件的、数量巨大的电子邮件和误导的信息等形成的壁垒迂
回前行，而且这种状况会愈演愈烈。随着混乱局面的不断加剧，那些不愉快的或
具有挑战性的事情逐渐地被搁置，直至为人们所遗忘。这个过程未必总是让人尴
尬的，因为在工作场合，“忙的不可开就”似乎就等同于“重要”。
避免生活和工作对自己所形成的困扰，这自然无可厚非。但是，药物会使人
上瘾并形成人为的反应，结果成为一种很难客服的痼疾。即使人们决心戒除，彻
底清理他们的内外部环境，新的经历也可能让一种脆弱感悄悄的渗透到那些令人
不太舒服的事物中去。不要用任何借口去回避工作和生活中的事务，开始时你可
能觉得浑身不自在，直到最后你习惯了这种做法。
但是，你也可以处理好那些工作，并且适应这一切。不去处理各项事务而是
任由他们搁置，比起着手处理这些事务更能带来不适感。这能给我们带来更健康、
更富有成效的结果。
那些花费数小时的时间去帮助人们调整到一种更全面、更前端的个人决策模
式的人们发现，我们的团队和整个企业文化都得到了惊人的提升。由于机体的神
经系统变得更加纯净，经理们认识到以前需要建立团队才能完成的事情正在迅速
的减少。
想一想
～在目前所处的环境中，你是否在回避对某些事情作出反应呢？要处理这类事
情，你都需要做些什么？
～人们最愿意采用什么媒介来与你进行沟通和交流呢？为什么？
3。5。加强薄弱环节，提升系统效力
个人管理系统能够增强人们的信心，这种系统的价值体现在它有能力将个人
资源释放出来，进而完成那些更高层次和更具挑战性的工作。但是，如果不能一
直提供支持，任何系统也无法发挥其真正的效力。指挥官总要安排那些没有人担
任的职位。要是不安排人负责洗手间的卫生，那么恐怕到头来
CEO得亲自动手
了。系统更本无法减轻压力，除非它能真正处理好各项工作。虽然建立起在概念、
软件和研讨会上理想的系统比较容易，可是，当你得了流感而觉得浑身不自在时，
它们会怎样发挥效力呢？真正的系统务必要能够经受住最恶劣的现实情况的考
研。
线路怎样短路的？
企业中有其神经和中枢系统，而这些系统总会反映出自身最薄弱的环节。钥
匙团队中有人在两周时间内无法对电子邮件做出回应，那么整个队伍的敏感度和
效率就会遭到削弱。倘若大家在几个小时内就可以处理好各自的问题，自然就会
产生很高的效率。人们常会抱怨那些貌似毫无目的电子邮件给自身所带来的负
担，但是，那些最常抱怨电子邮件的人们大都对电子邮件的利用效果最差。迟钝
的系统会不断的衍生和繁殖。
这种环境的相互作用变得愈加迟钝，其他人必须提高他们交流时的声音才能
穿过这些缓冲区。增强（而且同样不合适）的音量和紧迫感易于形成一种被动的
氛围，影响到企业文化。企业的反应能力就变得既迟钝又过于积极。关于企业文
化的重大的战略型变革陷入了泥沼。
另外的一端是那些能将自己的电子邮件和其他交流活动进行定期处理和清
空的个人和团队，他们能够处理更趋成熟的问题，他们也能迅速的指派任务，不
管是重要邮件还是垃圾邮件。然而，更有趣的是他们好像并没有遇到过那些同样
无关的材料。他们凭借自己坚持不懈的工作，建立了一种能对自己联系的网络做
出灵敏反应的系统。当人们知道你正在密切关注他们发送给你的东西时，他们自
然会更注重自己信息的质量和相关性。当各种关系中的反馈环节变得更短时，就
会形成一种更健康和更富有成效的关系。这种关系也就得到了最大程度的改善。
当企业文化中出现类似这种情况时，所有的系统都会受到积极的影响。随着
敏感度的不断增强和日趋平衡，他的迅速反应会缩短交流和决策的整个循环时
间。分散精力、毫不相关等的东西会自动的显现出来，他们根本不会有生存的土
壤。
工作中，当我们碰巧培训某个工作流程的全体成员时，我们们会告诉他们现
在就做出反应。这样的话，他们就不用去想自己此刻究竟应该考虑什么问题了。
不采取任何行动不只是在浪费时间，更严重的是他往往会造成延误并带来不必要
的复杂性和压力。我们能够证明有意识的行动比无意识的反应要好。在交流过程
中，你的思虑不但没有减少，反而得到了改进和增强。由于交流模式是在事物进
入危机模式之前就有的，因此它更加清晰、更为积极。这样一来，积压的工作就
得到了彻底的清理，明确的制度就得以确立，前端的决策就得以实施。相互合作
和交流质量也会有显著的提高这个系统并没有根除问题和挑战，但他帮助人们更
早的察觉并且能够更轻松自如的去处理他们。
想一想
～你个人工作流程的瓶颈在什么地方？你没有认真进行处理的旧的交流方式是
什么？你怎样才能废弃它呢？
～从完成的工作角度来看，你的工作群体（或家庭）的瓶颈在什么地方？你如何
才能加以改进呢？
3。6。系统效力越高，人们越不易察觉
当你不得不关注自己的系统时，你让自己的精力走了弯路，而这部分精力本
来可以用于系统进行创造性与生产性的活动。系统安装、调整或改进的目标会让
你很快忘记系统。
成功的系统是无声运转的
你的系统越是精良，你越是不易察觉他们的实际存在。你越是不关注他们，
他们发挥的作用就会越大。只有在他们丧失作用或是你不得不过于关注对于它们
的使用时，你才会注意到他们的存在。你希望自己工作、行动、思考、创造和处
理各项事务，而不是关注目前完成他们的具体方式。你希望在乡间轻松的驱车前
行，而不需考虑换档或天气情况。
建立起运行顺畅的、无声的系统，往往是提高效率的绝佳时机。人们的工作
流程十之八九都无法运行起来，因为他们需要投入大量的工作。过去
25年间所
销售的组织工具和软件在理论上有理有据，可他们的运行速度并未达到人们所努
力协调的程度。随着有待处理的工作量在速度和容量上的迅速增加，如果系统的
设计存在缺陷或是操作人员没有达近乎自动的程度，那么系统就会开始土崩瓦
解。
参考归档系统足以说明这种存在设计缺陷的系统。该系统把各种文件装入带
有标签且悬挂着的文件袋中。容量和速度将这个系统逼入绝境。通常有堆积如山
的文件要放入其中，可就是无法放进去。有谁愿意把材料放入过于拥挤、异常复
杂的档案柜里呢？使用计算机鼠标进行某项操作，能将系统运行速度提高到以前
的四倍，这也说明了一个系统