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第17节：第4章 组织演讲内容（2）
大多数人将大纲与中学时代的特定传统方法即罗马数字大纲联系起来。（每个罗马数字代表一个主要的观点，大写字母代表一个副点，阿拉伯数字表示支持副点的观点）但非常识的观点认为：你可以用许多方法构建大纲，关键在于选择一个合适的方法，只要能让你将谈话分成几部分，并能表现出部分之间的联系的就是好方法。
写演讲稿前后列提纲
关于什么时候列提纲你有两个基本选择：写演讲稿之前和之后。专家们在哪种方法最好上并没有达成一致意见。（我能解决这个问题，在我看来最适合你的方法就是最好的方法）下面的部分涵盖了每种方法的要点。
写演讲稿之前
利用这种方法集中注意力于你的目标，分清帮你达到目标的观点，然后将观点转换成适合大纲结构的大、小要点。当你明确知道要说什么时，才可以充实你的演讲。大纲有意义能确保演讲有意义。这是一种完全符合逻辑程序的方法。（实际上，我在法律学校就读时就以这样的方法即总是先列提纲来回答考试的问题）
写演讲稿之后
你也许会采取另外的方法：直接开始逐字创作演讲。“你会告诉你的好朋友关于主题的什么事？”达拉斯地方社团学院能力开发和核心课程区主管阿尔萨提亚·哈里斯（Allatia Harris）问，“比起用大纲开始，临时与朋友交谈会让你的工作做得更好。”她建议要仔细考虑向朋友讲述的顺序和使用的事例。“如果你关心交谈的对象和主题，别的事情就会依序出现。”完成演讲内容之后写大纲能使你发现结构中的缺陷从而重新编辑恰当的内容。
选择合适的要点数目
大纲中的要点数应该反映你演讲中的要点数，真正的问题是：演讲中应该有多少要点？请看下面几种方法：
确定听众需要了解什么。信息中包括什么绝对重要的要点？（我的意思是指“绝对”重要。如果忽略其中一个，你的演讲不会成功）信息不要太多。许多人力图在一次演讲中堆积很多信息，这是一个错误的做法，因为在你的谈话中听众能吸收和加工的信息有限。如果你提供连续不断的信息，听众并不能收获全部内容，你需要穿插进故事、引用语和其他词句。要点不要超过7个。在演讲中包括要点的最大安全数量的问题上，专家们没有达成一致意见，我认为最高数量是7个，低于这个数更好。（一些专家认为听众能够回忆起的要点不超过5个。正如阿尔萨提亚说，“当你计算的数量超过一只手时就很难记住了”）你所利用的时间长短也同样是一个关键因素，许多专家建议在一次演讲中包括3个要点。重新组织，减少要点数目。在你完成整篇材料后发现有15个要点是绝对重要的，但不要打算以这样的方式演讲。首先，尽最大努力丢掉几个要点。其次，重新组合要点以获得更少的标题。最好将你的15个要点分类为5～7个重要论点。利用索引卡片和手稿
组织好论点后，你需要组织你的演讲笔记。两种最流行的方法是使用索引卡片和精确的手稿。这一部分为你展示每种方法的真相。
把演讲内容放在卡片上
或许索引卡片是组织演讲笔记最受欢迎的方式，它既易控制又便于在口袋中携带，而且能让你快速重新组织演讲结构变得很容易（你只要完成“洗牌”的任务就可以了）。你的卡片上要放什么？请参考下面的意见：
罗马数字式大纲：假如你使用传统的罗马数字式大纲展开你的讲话，只要把大纲放在卡片上就可以了。即使你用别的方法展开你的演讲，你仍然可以完成讲话并将其缩减为罗马数字式大纲。关键词：许多演讲者只是在卡片上写了一系列关键词，这使得提到你的笔记时可以最大限度地减少从听众那里转脸的时间。只不过假如你忘记了关键词代表什么观点就会陷入麻烦的境地。关键句：许多演讲者写出关键句，这种做法可以解决忘记某个关键词代表什么意思的问题，其不利方面是它鼓励像阅读手稿一样阅读卡片。把笔记放在卡片上的一些注意事项：
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第18节：第4章 组织演讲内容（3）
只使用卡片的一面。除非你能把整个演讲内容的全部笔记都合适地放在单张卡片的两面。给每张卡片标上数字。如果打乱了它们，你能够按顺序找回来。为缩减给卡片注上标记。将卡片做上记号的目的是为了能够易于按需要缩减演讲内容。你可以在一些卡片或卡片中的片段上做标记，表明重要和不重要的内容。例如，用黑色笔写的就是重要的事情，蓝色笔写的就可以删掉。将每张卡片格式化以利于阅读。留出大量空白处，确保你的书写在实际的演讲中都能看清，即使光线不足你的卡片也能阅读（一个常见的问题）。避免疯狂滥用“强调”。有些人强调他们的不同颜色的笔记以表示讲话的不同部分：主要论点、次要点和引用语，等等。用颜色强调笔记内容时不要太疯狂，因为如果你使用太多色彩，有可能会忘记它们意味着什么。不要使用你可能忘记的缩写词。为了减少所用的卡片数量，你可能倾向于将设计好的关键词变成缩写词。不要碰运气，尽量使用熟悉的缩写词。如果你认为可能忘记单词代表什么意思，那么最好使用关键短句而不是关键词。更多关于演讲记录的阅读信息，请查看包括预演在内的第5章和聚焦于眼神接触的第11章。
利用手稿工作
大多数演讲没有手稿却更加有效，这是为什么呢？除非你是一个专业演员，否则当你逐字阅读手稿时，听起来就像是一五一十地阅读手稿。如果你希望听起来像是在和听众对话，那就避免通过手稿演讲。
当然，也存在例外的情况。你是不是在演讲文本放在面前的商业展示会或贸易会议中演讲？你是不是向科学家或工程师提供详细的技术信息？或者你是不是奉命向媒体做准备好的陈述？这些情况需要手稿。
如果你确实需要手稿，一定要确保它读起来很容易：使用大字体，保持文字之间两到三倍的距离，在每页编排上留出大片空白，只使用纸的一面且为每一页编上数字。
安排时间获取最大效果
大多数人将“安排时间”与如何讲笑话联系起来，这并不是我这里使用的术语。“安排时间”的意思是指花费多少时间来传达演讲内容和使演讲在规定时间内完成。这一部分为我们展示了一些有关这一主题的思想：
让演讲时间恰到好处
演讲应该需要多少时间？亚伯拉罕·林肯（Abraham Lincoln）的回答是，“就像一个人的寿命——长到足够涵盖这个主题。”请看下面另外几个方法：
不要认为必须填满整个时间空档。30分钟的规定时间并不意味着你必须展示30分钟，如果可能的话，20或25分钟就可以了。（运用你的常识。最近在一次会议中，其他演讲者的谈话花了一个小时的时间，我用了不到10分钟就结束了，会议组织者乐不可支）短点比长点好。如果你早五分钟作出结论，听众们会很高兴；如果你晚五分钟，他们就会不耐烦而且有可能生气。你的听众很忙，他们有要拜访的人和去的地方，因此他们希望你能准时结束。不要让他们失望。20分钟长度正好。如果你能选择演讲长度，最好选20分钟。在听众的注意力达到最高限度之前这已经足够长了，完全可以涵盖许多信息，让听众对你有所了解，留下良好的印象。填充时间表或者过后适当调整
爱因斯坦的相对论认为时间和距离是一致的，许多演讲者显然不同意这种说法。他们不能在规定时间内自始至终地坚持下来。想要在下次演讲中避免这个问题吗？下面的段落为你提出一些小建议和方法，确保你和听众同时结束。
根据手稿长度估计时间
这儿有一个手稿与讲话之间的准确的对比率：包括10个要点、两倍行距的一页相当于两分钟的讲话时间，因此准备一次20分钟的标准演讲就如同写一篇10页纸的文章。（记住这一点，当有人邀请你演讲时会很容易）
将实际时间转换成现实估计
许多人大声地练习演讲是为了得知完成演讲花费的时间。当一个人练习时，你的演讲比在人们面前展示时要短。为什么？因为人们又笑又鼓掌，而且，你会放慢速度等待他们的反应。如果你面向人数众多的听众（数百人或更多）讲话，演讲长度可能会增加50％。通常认为，当你在一个听众面前讲话时，你的演讲会增长大约30％。
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第19节：第4章 组织演讲内容（4）
调整控制幽默
如果在你的谈话中使用幽默并很有成效，听众的笑声和掌声会消耗你部分时间。不要忘记计算这部分时间，特别是对于听众超过300人来说。“大的群体有三种笑的方式，”约翰·肯图（John Cantu）观察说，“第一组立刻领悟笑话，第二组领悟得稍微晚一些，第三组在听到别人笑的时候才开始笑。”他的经验法则是在一个大的人群中每一次笑声持续10～15秒钟。“因此，每讲一次笑话笑声估计要持续45秒钟。”他说。
准备删减
你原先被告知有30分钟的演讲时间，会议未按计划举行，组织者说你只有15分钟，你该怎么办呢？加快讲话速度并不起作用（尽管这是许多人尝试的办法），这是一个大错误，演讲者像是过分活跃，听众离开时除了对演讲者的坏印象之外一无所获。
不要删掉结论
如果你需要删除演讲的某些部分，不要删掉结论。你的演讲就像飞机的一次航行，乘客是你的听众。当你放弃结论时，就好比企图意外着陆。假如提前通知你时间被缩减，演讲内容可以丢掉一些事例，甚至如果有必要可以摒弃要点。在你演讲过程中时间快要用完的情况下你需要删减，这时该怎么办呢？在合理的地方停下来，总结你所说的内容，或者最好是根据你谈话的要点得出一个结论。
让听众知道你意识到了时间
听众们被演讲者一遍又一遍地激怒。你可以通过不时地提醒指出你知道时间过去了多少（以及到你结束还需要多少时间）来减轻他们的担忧。很简单，你可以这样说：“我不可能在20分钟之内告诉你们关于外包市场的全部信息，但是今天我们在一起的时间……”，“接下来的5分钟我想讨论……”，“现在我的演讲已经进行到了一半，我想改变一下方式……”或者你还可以说：“最后，我想利用剩下的3分钟总结一下我们刚刚讨论的内容……”。
利用幻灯软件组织演讲
假如你没有时间完成完美的演讲该怎么办？不用担心。如果你必须快速组织一次演讲，又希望演讲内容组织得合情合理，你很幸运，幻灯软件会为你做这项工作。你只要点击“幻灯软件自制模板”，按照屏幕上面的说明去做就可以了。这里为我们提供了一般商业演讲的各种内容样板，其中包括下面情形下已经制作完毕的提纲。
展示商业计划进行雇员定位做技术报告策略介绍对方案作全面纵览出售产品或提供服务做情况报告展示财务数据如果你坚持使用，或许幻灯软件提纲不是组织演讲的最有创造性的方法，但确实是一个稳固的组织方法（更多关于幻灯软件的窍门，请看第15章）。
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第20节：第5章 我，担忧？控制焦虑（1）
第5章 我，担忧？控制焦虑
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本章提要
？关注引起怯场的因素
？减轻精神焦虑
？控制身体紧张现象
？掌握应付怯场的诀窍
？练习你的演讲
？注意一些不奏效的“治疗方案”
？变紧张为有利条件
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在古罗马的某一天，一名基督教徒被扔向一头狮子。看到狮子跑过去，弯下身，准备吃掉这个人，体育场内的人群欢呼起来。正当结果好像临近时，这名基督教徒低声说了几句什么，狮子突然惊慌而逃。国王满怀敬意地问教徒是怎么创造奇迹的，他说，“这很容易。我告诉狮子用完餐后，他必须说几句。”
“怯场”，这几个字本身就让我很紧张（甚至让狮子也紧张）。或许这正是为什么社会科学家放弃这个术语的原因。一开始，他们将“怯场”换成“交际焦虑”，现在他们谈论的是“交际恐惧”。（如果你听过社会科学家在学术会议上的讲话，你就了解这些人为什么恐惧了）但是，无论怎么称呼，症状处处皆是：心脏怦怦跳，双手颤抖，额头出汗，嘴唇发干，胃部好像高速运转的搅拌机。当你的老板告诉你下个月你要进行演讲，时间临近时，你觉得“真”不舒服。
值得庆幸的是，大多数人和你一样。根据一次经常被引用的调查，大多数人认为公开讲话比死亡更令人害怕。（他们对发表颂词感觉如何？）同病相怜，你会发现很多这样的人。声称经历过这种痛苦的名人有：亚伯拉罕·林肯（Abraham Lincoln）、马克·吐温（Mark Twain）、卡罗尔·伯内特（Carol Burnett）、约翰尼·卡森（Johnny Carson）、厄玛·鲍姆贝克（Erma Bombeck）和劳伦斯·奥利弗（Laurence Olivier）。
“怯场”好像不治之症。你必须接受它总是存在的事实，想出控制它的办法，将其转换成有利条件。
第5章我，担忧？控制焦虑第一部分有准备演讲如果没有演讲场地，“怯场”还存在吗？
事实上，“怯场”这个术语包含的反应范围很广，从演讲之前轻度不适到站在听众面前的令人麻痹的恐惧全部包括在内，或许最普通的描述是好像胃里有蝴蝶。理解怯场的最有用的方法是从压力方面考虑。
今天人们对于“压力”的认识许多都源于汉斯·薛利（Hans Selye）博士，他将压力定义为“身体对于施加给的要求的不确定反应”。我不知道这句话的意思是什么，因此我让杰出的精神病医生、压力处理专家史蒂文·莱斯尼克（Steven Resnick）用英语作出解释。（他在新泽西州的普林斯顿进行过私人练习，因此他肯定了解压力）
“有三个关键点，”史蒂文解释说，“首先，压力是你的身体对于你觉察有压力的事情作出的反应，完全是主观性的。其次，你觉察到有压力的事情可能是好事也可能是坏事。赢了一百万美元也许如同丢了一百万一样令人感到有压力。第三，无论是什么引起的压力，其反应类型是相同的：肌肉紧张，神不守舍，身体兴奋。”
那么，如何应付“怯场”呢？方法很多。“遇到紧张的情形，你的身体作出反应，”史蒂文说，“肾上腺素开始分泌，出汗，血压升高，心跳加速，肌肉紧张。”听起来和我怯场的症状一样。演讲对大多数人来说是一个紧张的情况，当进行的是商业演讲时经常会更为紧张。
克服怯场的第一步是明确地认清引起焦虑的因素。下面的段落涵盖了不同商业演讲场景下的焦虑问题。
向你的同事、老板和老板的老板进行展示时的焦虑问题
虽然你喜欢演讲，但向你的老板进行展示时却产生了焦虑的情况。为什么？首先，仔细考虑实际情况：你的表现可能影响到薪水、晋升或工作的续约。其次，注意面对权威人士时作出反应的心理因素。根据史蒂文的看法，人们作为成年人对权威人物的反应如同小孩对父母的反应，经常缺乏理性，这也正是产生恐惧的部分原因。“即使向同事展示也能引起焦虑，”他说，“因为他们过后可能会兴致勃勃地谈论，这如同向你的老板展示一样。”
向未知群体展示时的焦虑问题
向不熟悉的听众如新候选人、商业展示会出席者、职业协会成员或者其他你从未见过的人进行展示，你会产生一种不同的焦虑。在这种情况下，你不了解听众，所以很紧张。信息的空白处填满了恐惧——对未知的恶名昭著的恐惧。
向公司的潜在合作伙伴展示时的焦虑问题
一个潜在的合作伙伴有两重身份：权威人物和未知听众。史蒂文博士说，“对于职责也有担忧，我们能在一起工作吗？能和睦相处吗？”他说，“这正是为什么企业内的合作经常被比作为婚姻的原因。”难怪很吓人！
转换想法，减轻焦虑
教师对学生说：“思想上要有信心。”学生对老师说：“是的，我很有信心会不及格。”这个老式笑话强调了重要的一点——压力是一个精神现象。然而，如果压力是精神上引起的，那么可以通过精神来治愈，这在于你看事情的方式。下面几个段落涉及减轻精神焦虑的方法。
了解听众的期望
我害怕，我紧张，我要昏倒了，我，我，我……对于场地的恐惧是一种以自我为中心的苦恼，你极易忽略与你的成败密切相关的听众的兴趣。其实，他们也许比你更害怕，可能面临“座位恐惧”即害怕把时间浪费在听一场糟糕的演讲上。你需要了解关于听众的四件事情：
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第21节：第5章 我，担忧？控制焦虑（2）
听众希望你成功
听众以他们的到场给了你极大的信心支持，他们不想把宝贵的时间花在听你失败的演讲上。即使听众是按规定出席，他们仍然希望你的演讲获得成功。再强调一次，生命太短暂了，没有人想听糟糕的演讲。
而且，听众有可能与你的关系很好，他们以前处于跟你一样的境况，�