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起商量工作；她说她马上通知他们几个；刚放下电话，前台就送来一份传真；传真是新加坡恒鑫公司老总发来的，说后天到北京，让公司帮他预订个旅馆；她刚看完传真，老板又来电话，说下个月初到电视台为《一周财经观察》做嘉宾的事，他没时间不去了，让她给对方发个电子邮件；她刚喘口气，人力资源部的人又过来通知她，说让她填写参加存档新方法讲座的报名表，明天下班之前为报名的最后期限。
对于一些年轻的秘书来说，一上班就遇到这么大一堆杂事，心里确实有些发怵，不知从什么地方下手，因此在实际工作中往往是顾此失彼，所以，作为秘书一定要掌握区分工作轻重缓急的方法。
不管秘书的工作有多忙多杂，它们基本上可以分为三类：第一类是N——Now，即你现在必须马上处理的工作；第二类是T——Today，即你应该今天完成的工作；第三类是L——Later，即使明天完成也可以的工作。这种日常工作分类法又叫NTL分类法。哪些工作分在哪一类，秘书自己一般心中有数；一些从上司那里就分派下来的工作，在自我分类时需要多想想；有时你把握不了，你在接受上司工作指示时，最好顺便问清楚上司希望在什么时侯完成。
如果用这种NTL分类法来划分，那秘书这天早晨的几项工作就
应该这么划分：给老板写报告是T 类工作；通知副总他们开会是N类工作；把传真交给具体经办人是T类工作；给电视台发邮件是L 类工作，而参加档案培训也是L类工作。因此，这天早晨秘书的工作顺序应该这么安排：
首先到行政部办好四人开会要借用的会议室的手续，之后与其他三人联系；把传真给老板看一下之后，就马上把传真转给具体的经办人，并听取上司对这份电传的指示；把传真的事弄妥之后，赶紧给老板给报告，争取在今天把报告写出来；至于参加档案培训报名和给电视台的邮件不急，记在本子上，明天什么时候有空再去办也不迟。
4、如何创造性地工作
a。不安于现状
中国有句古语，叫做“物极必反”，这就是说任何事物都有个极限，超过了这个极限，事物就会发生本质变化，走向自己的反面。秘书工作就是这样。如果秘书工作太熟练，就反而有可能影响秘书工作质量的提高，因为一般人刚从事秘书工作的时候，都会刻苦学习，勤奋工作，但达到一定的水平之后，有些人头脑里就会滋生一种惰性；满足于已有的经验，不愿去想什么新办法来提高自己工作的效率和质量。
不只是在秘书工作中，就是在一般的工作中，头脑里长出这种惰性的肿瘤都是非常危险的，容易断送自己的前途。因此，为了追求更高的效率、追求更佳的效果，秘书无论是在处理日常性的工作中，还是在应付一些偶然性的事件时，都应这样在头脑里多问问自己：“事情为什么会出现这种样子？”“用这种方法处理就一定完善吗？”不仅如此，还要有一些富于创造性的幻想：“如果换一种方法处理，事情的结果又会怎么样呢？”“除了这种方法，就没有其他更好的方法处理了吗？”对于秘书来说，特别是要对一些偶然性事件多加留意，从中能悟出许多必然性的东西。
b。在创造中提高
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第三节 秘书工作有哪些特点（3）
秘书工作主要是给上司安排工作日程、收集信息、接待客人、不折不扣地执行上司的各种业务指令……总之是为上司创造一个最佳的决策环境，因此，在一般人看来，秘书工作很难与“创造”一词联系在一起。的确，秘书工作带有很大的被动性和繁杂性。在许多时候，秘书对那些千头万绪的琐碎的工作都应付不过来，要创造性地工作，谈何容易！但是，事实上，秘书创造性地工作是非常必要的，因为只有创造性地工作，秘书工作才能上升一步台阶，也就是说，通过秘书创造性的工作，可以为上司节省更多的时间、搜集更多的信息、提出更多的合理化建议等等，反之，如果秘书总是按部就班，不求创新，则犹如逆水行舟，不进则退，离上司的要求越来越远。
那么，秘书怎样才能创造性地工作呢？其实，就创造本身而言，秘书工作并没有什么特殊的地方，和其他工作一样，只要你明白了自己工作的目的，在工作过程中，不停地在头脑中解这样一个一元一次方程“除了用这种方法处理，就没有其他更好的方法了吗？”创造性就会自然而然的在这种求解的过程中发挥出来。世上的事，从来就是如此，功夫不负有心人。
上司经常要召开各种各样的会议，秘书在做会前准备工作的时候，就应多想想：开会的目的是为什么？达到这些目的就一定要这样兴师动众吗？有没有其他更简便的方法？又比如，在协助上司处理各种文件时，看了各个部门送上来的请示报告或汇报材料，秘书就要在心里琢磨，这些报告的内容是否充实或者应写得更为简便一些……
这样的例子可以说是不胜枚举。再举一个例子，给上司安排工作日程，一般来说，时间都是宽裕的，假如其中的某一天实在没有什么特别的工作可以安排，就一定要在电脑里进行调整吗？如果对这类问题平时不随便放过，那么，在遇到一些特殊问题时，也会得心应手。
c。及时建议
由于这种日积月累，秘书往往对某些问题产生独到的见解，因此，秘书要及时向上司或有关业务部门提出建议。也正是因为如此，秘书要从平时起就注意搞好包括上司在内的各个方面的关系，得到他们的信任，一方面是为了掌握更多的信息，另一方面也是为了使自己的建议能为各方面接受，产生积极的作用。
不积涓涓细流，无以成江海。秘书只有像海绵吸水一样平时就积累各种知识和信息，才能有自己的思想火花闪光，提出自己独到的见解，进行创造性的工作。但是，在这里所说的“创造”，不同于艺术家们的“创造”，不是所谓“形象思维”的结果，而是需要长期脚踏实地工作才能做到。这正如溶岩的喷发，是岩浆在地壳底下热与力长期作用的结果。秘书只有这样，才能做到“一鸣惊人”，逐渐得到上司的信任。得到上司的信任，是做好秘书工作的前提，可以说，上司的信任是秘书工作的生命所在。“上司不在时，秘书的工作更忙”，这就是对秘书的最高评价。
d。沉着细心
不只是那些新秘书，就是一些秘书工龄不短的人，来到上司面前时，心里总兔不了有几分紧张。这种紧张往往造成自己说话不自然或者词不达意，出现不必要的失误。秘书是上司的助手，服务对象主要是上司，所以这种现象很有害，必须坚决克服。秘书在听取上司的指示时，往往会遇到一些疑问，比如觉得上司说得模棱两可、甚至有些暖昧，在这种情况下，秘书一定要打消自己的各种顾虑，直接了当地再问上司一遍，否则出了问题由秘书负责，这样，不仅对秘书自己不利，而且对上司也没有好处。
保持心身的健康也是秘书成功的一大诀窍。秘书在工作中要能去掉自己内心的各种私心杂念，不致于凭感情办事或凭想象想当然。我们的祖先历来讲究所谓的“静中之动”，在秘书工作中也要正确处理这种“静”为“动”的关系。秘书工作要求的“静”就是秘书能做到客观冷静地观察和处理各种工作，而秘书工作要求“动”，则是秘书永远保持一颗追求工作尽善尽美之心！
第一节 秘书为什么要有丰富的常识（1）
1、常识对秘书有什么意义
秘书在日常工作中常常会遇到这种情况：客人按预约的时间来访，可上司一时还离不开，要么是与前面的客人没谈完，要么是在打一个长途，需要让客人等一会儿。在这个时候，你就得替上司招待客人。在客人等待的时候，你让客人干等是很不礼貌的。如果客人有几位，他们自己可能会聊点什么；如果只有一位客人，你让他干等，他就会越等越急躁。因此，秘书在这个时候应该跟客人聊点什么。在这种情况下，客人一般会主动提一些话题，范围则可能从克隆人到世界杯。这时，秘书应根据客人提起的话题与他进行交谈。如果能与客人进行这种交流，客人不仅不会焦急，而且会对你本人产生一种信任感。
作为秘书，与客人交谈是一项很重要的日常工作。作为一个优秀的秘书，你不仅在与客人的交流时能听懂客人说话的内容，而且还应能根据客人的兴趣，进行深入的交流，不是只会说“真的吗”或者“是的”这几个字。如果你老是说这几个字，就会让客人感到兴趣索然。
又比如，你陪上司外出办事，上司年纪大了，突然心脏病发作，或者出现脑溢血等紧急情况，在这种紧急情况下，你应该是掏出手机，凭直觉就拨１２０电话。如果你把急救电话号码忘了，还要问旁边的人，或者查效率手册什么的，浪费了宝贵的抢救时间，别说几分钟，就是几秒钟，都可以说是你的失职。
当然，在秘书的日常工作中，像这种危险的突发性事件很少出现，但是，有大量的特殊情况需要秘书凭直觉来处理。比方说上午十一点钟，上司正在会见客人，一个客户公司的秘书电话说，原定于今天下午两点他们的老总到公司来会谈，由于种种原因，他们的老总脱不开身，希望你到他们公司去谈。下午能不能过去，请马上答复他们。在这种情况下，就要求秘书在向上司汇报之前，凭直觉拿出自己的腹案，因为给上司考虑的时间也不多，而且在这种情况下去请示上司，上司的脑筋也不一定一下子就转得过弯来，也会感到左右为难。要在很短的时间内作出判断，只能凭直觉了。
秘书在工作中常常要凭直觉办事。秘书的直觉从哪里来？当然，首先要有丰富的经验，再有就是丰富的常识。因此，作为秘书，必须具备丰富的知识，特别是要具备丰富的社会常识，这类常识包括身材比较丰满的最好注意少穿颜色较浅的衣服，患有糖尿病的人注意少喝洒，出现火情马上打119报警，等等。如果秘书平时对上司工作的职责、负责的范围、思考问题的方法和为人处世的态度有比较多的了解的话，就能很快作出判断，向上司提出自己的想法。没有丰富的常识和经验作储备，你就产生不了正确的直觉，一遇到特别一点的情况，你就只能把矛盾上交，让领导自己一个人去为难。
作为企业内外一个信息交流枢纽，秘书每天都在与企业内外各式各样的人物打交道，所以，秘书不一定要具有某一方面的专长，但一定要是个“杂家”，上知天文地理，下懂风土民情，前三百年能说出个甲乙丙丁，后五百年也能道出个ABCD。每一种社会职业都有自己的特长，销售部的人会做买卖，开发部的人会搞科研，而秘书部门的人特长是什么？秘书的特长应该就是有非常丰富的常识，特别是一些常识要非常渊博，这也可以说是秘书这种社会职业的特点。一个优秀的秘书，可以说是一个伟大的常识家。具有非常丰富的常识是秘书的职业特征。常识是直觉的邻居。
2、秘书如何丰富自己的常识
给公司领导安排日程，是秘书一项很重要的工作。上司乘车外出办事，如果秘书不熟悉交通情况，不知道什么地方容易堵车，不知道什么时候是车辆高峰期，不知道在哪个地方是单行线，就不能准确计算出上司在路上所花的时间；你安排路上的时间多了，是浪费上司的时间；你安排的时间不够，把上司搞得像去机场赶飞机似的，还有可能因堵车而误事。但是，像北京的这样的大都市，交通情况那么复杂，谁也不可能一下子把它们搞清楚，所以，像熟悉北京市的公交情况这类常识，秘书不可能像准备考托福那样，搞突击死记硬背；秘书的知识和经验只有靠平时的积累。比如，你平时坐在出租车里，你就应该留心哪个路口容易堵车，什么时候容易堵车，这样，在工作中就心里有数。要想成为一个优秀的职业秘书，没有什么诀窍，也没有什么捷径，除了向别人请教，就是自己多留心，多积累；积累多了，悟性也就高了。
秘书的工作具体而繁杂，从待人接物到给领导安排工作日程，如何作到恰到好处，很大程度取决于秘书的经验；而这种经验又很难从教科书上得到，因此，除了年纪大的同事言传身教，只有靠自己在实际工作中去摸索和积累。秘书的工作不仅面宽，而且接触的人多，从各部门到公司领导，从公司内部到外来客人，因此，这也就给年轻的秘书积累经验创造了条件。在日常工作中，只要处处做个有心人，学会观察周围的事，就会有收获。
因此，作为秘书，你每做一件事，每接触一个人之后，都要细想想，哪些把握好了分寸，哪些还有待改进；保持像海绵一样的心态，通过这种日积月累，你的能力就会在无形中提高。秘书大多年轻，在工作中容易出差错。但只要每次出差错后认真反思，吸取教训，学到的东西反而会更多。因此，只要坚持留心，常识和经验就会越积越丰富，进步也就会越快。
第一节 秘书为什么要有丰富的常识（2）
要想成为一个优秀的秘书，必须具备良好的自我学习和积累的能力。古人说“处处留心皆学问”。留心皆学问，就是平时要多留心。留心就是眼勤、耳勤和嘴勤，也就是多看、多听，多问，最后多想。
第二节 社会常识
1、生活常识
秘书必备的生活常识至少应包括这么几个方面：
a。风土人情
公司来了一对欧洲的客人。他们从遥远的西方来到神秘的东方，心中对北京自然充满了强烈的好奇心；先生与公司谈判，而太太不仅希望能够饱览北京的风光、购买一些珍贵的纪念品，而且还想了解一些有关中国传统京剧、瓷器、武术等方面的知识。这样，秘书实际上就成了翻译兼导游，因此，这就要求秘书是个“百事通”，不仅对传统戏剧、名胜古迹，就是对北京那些像全聚德有特色的老字号商店要能做到如数家珍。
b。科学素养
现在科技发展日新月异，报纸上电视里，一天到晚都是新名词、新信息。诸如“纳米”、“克隆”、“干细胞”、“ＤＮＡ”、“转基因”之类的新名词在媒体上层出不穷，这就要求秘书平时注意多学习。这既是工作的需要，也是日常生活的需要。比方说，有外地来的客人问你，北京为什么那么多风沙，或者为什么要保护大熊猫和其他珍稀野生动物，如果没有一定的科学素养，回答就很难到位。
作为秘书必须具备一定的科学素养。不过，科学素养并不是会背几个新名词，还包括了用科学思想、科学精神、科学方法去看问题和思考问题，用科学的观念来看待科学进步对我们工作和生活的意义和影响……
c。艺术修养
对于工作紧张、心理压力大的秘书来说，通过欣赏艺术作品，无疑是使身心压力得到宣泄的一种最佳方式。艺术就像一座收藏着无数奇珍异宝，又永远敞开大门的宫殿，你可以自由地进入，可以和她沟通，通过和她的对话抒发情怀，达到修养身心的目的。不管是忧伤，还是高兴，起伏的心绪就会渐渐平静。现代人的工作生活压力都很大，对于一个需要宣泄情绪的人来说，与艺术对话是最好的选择，这就是古人说的修身养性。久而久之，人们就能够平心静气地看待社会和人生。知道怎样调整自己的情绪，并能选择恰当的方式抒发自己的感情，是秘书必备的基本技能，也是她做人成熟的重要表现。
秘书通过提高自己的艺术修养，拓展自己的想像能力。富于想像力，就会有利于收集并获得广泛、大量的信息与知识；开拓思维方法及观察的视野，提高自己的创造性和创新能力。如果你陪外国客人看京剧时，不能把“四大名旦”介绍为刘德华等人……
d。餐饮知识
懂一些饮食方面的知识，对于一个秘书来说非常重要，因为招待宴请客人也是秘书的一项日常工作。秘书在招待客人时，不仅要能根据客人的籍贯、年龄和性别等方面的不同，选择适合他胃口的菜馆，而且要能对一些名菜做一些相应的介绍，一方面是能显示出秘书的素养，另一方面也能创造一些气氛，给客人宾至如归的感觉。比如宫保鸡丁这道家常菜，一般人都爱吃，它就有一段关于袁世凯的故事，如果你能边吃边介绍，就会让宴席增添许多气氛。
2、人情世故
说一个人太“世故”就是指一个人太势利眼，作为秘书不能太世故，但是，作为秘书又不能不了解一些世态炎凉，因为企业是在现实中生存和发展，企业的领导人每天都在与社会上各式各样的人物打交道，他们在处理一些问题时，为了企业利益的最大化，常常会非常现实；而这种“现实”在一些外人看起来就非常“势利”。比如，上司明明知道张三不学无术，是个典型的花花公子，但还是安排张三进了策划部，因为他老爸是公司最大的广告客户……
这类人情世故，实际上是生意场上的“风俗习惯”，或者说是潜规则。不仅在生意场上，就是在一个公司内部也有许多类似的“风俗习惯”。这类“风俗习惯”，它们实质上也是一种价值观，是生意场上或公司里多少年一代一代沉淀下来并将传续下去的一种职场文化。虽然这些“风俗习惯”一般不像买卖合同那样写得很清楚和有强制性，但它为大多数人所认同。不遵守这些“风俗习惯”的话，就会遭到大多数人的排斥。所以，作为公司秘书，一定要了解一些生意场上和公司内部的“风俗习惯”。即使有些“风俗习惯”非常丑陋落后，你也得首先去适应它。
第三节 经营管理常识
1、公司的决策机构
目前一般的公司都是“有限责任公司”。所谓“有限责任”是指公司出资人仅以自己出资部分来承担偿还债务的责任。由于投资者仅仅作为股东出资，不参予日常经营，因而他们的决策大多以股东大会和董事会的方式来进行。
a。股东大会
有限责任公司的最高决策机关是公司的股东大会。一般的股东都�