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高效冠军-第2章

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  其实“成就非凡,享受生活”是可以并存的!但是你必须学习与掌握正确有效的方法。
  这本书的7个高效元素,目的就是要帮助你,一步步兼顾到这两点,达到工作与生活的平衡:
  ü 成就非凡事业:工作上绩效表现出众,享受工作,获得事业上的成就与满足感,以及丰厚的收入。
  ü 享受快乐生活:有自己可支配的闲暇时间,安排自己喜欢的兴趣嗜好、旅游、陪伴家人、享受感情生活、照顾自己的身心健康、追求自己的理想。
  而对于企业来说,如果员工能够做到这两点,必定能够帮助企业获得更好的绩效与回报。同时,员工的工作满意度也会提高,人才流失率会相应降低。
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高效是个人与企业成功的基石(1)
要工作表现出众,成就非凡的事业,又要有自己的生活与享受,你就必须善用时间,要高效。因此,你必须在同样的、甚至更短的工作时间之内,完成更多的工作、绩效更好,这样你每天才会有多出的时间可以自由支配。
  老天很公平,每个人一天都是24小时,无一例外。但是有些人将这24小时发挥得淋漓尽致,可以在同样的时间内,比别人完成更多、更好的产出,因而脱颖而出,获得更好的成就与回报。这就像是百米竞赛,同样是一百米的距离,世界冠军只用了9秒多就跑完了,而一般人要跑13秒以上。冠军获得奖杯、奖金与荣耀,而一般人只得到酸痛的肌肉和沮丧的心情。
  在我多年辅导他人的经验中,不知道看过多少在工作上感到挫折的人,茫然地到处摸索着,而不知道真正的根本问题是,他们“跑得不够快”——工作效率不够高,产出不够多、不够好,也就是最基本的时间管理做得不够好,不够高效。近几年,竞争变得更激烈而快速,一个人是否高效,与他的工作能力、表现好坏,关系更为直接了。
  “高效,是企业与个人核心竞争力的基石。” ——尹志豪
  而对于企业,“高效”也是永续成功的关键,因为唯有员工高速地成长,才能支持企业的高速发展;相反,如果员工的效率低、效能差,即使他们学了执行力、销售技巧、客服技巧、财务能力等等,都难以发挥应有的效果,这就像是要一个瘦弱的小孩挥舞一个百斤重的大刀一样。多个世界一流的统计调查都指出,企业永续成长的能力取决于公司“人员”的成长速度与能力,所以大家会说,“人”是企业最重要的资产。在这里要特别澄清的是,“人”并不全然是企业最重要的资产,“人才”才是!所以,我们应该更明确地去了解,怎么样才算是“人才”:
  “人才”
  =  可以为企业“用最快的速度、做最正确的事、产生最大回报”的人
  = “高效率 + 高效能”的人
  = “高效”的人
  (注:“高效率”=办事速度最快的;“高效能”=产出最大回报的;“高效”=“高效率”+“高效能”)
  想想看,如果有一家充满这种“高效人才”的企业,它的竞争力会是多么的强大!如果我们定义一个人的“高效”程度以1~10来评分,估算一下你所在的企业,职员符合“高效”的程度大多落在几分上面?有多少人是在8分以上?试想一下如果你的竞争对手开始变得高效了,而你们没有,会对你和你企业的生存产生多大的威胁?
  现代管理大师彼得?德鲁克(Peter F。 Drucker)在1999年的著作《21世纪的管理挑战》(Management Challenges for the 21st Century)中提出一项重要的论点:“21世纪面临的最大管理挑战是如何提高知识型员工的生产力。”这已经反映在当今实际的商业环境中了,近几年许多企业特别强调“生产力”(Productivity,也就是高效),要求企业内的各个部门都要“优化生产力”(Optimizing Productivity),也就是要求所有的人员“在固定的时间单位内产出对企业最大化的贡献”。例如在我之前服务的一家企业,我们就非常强调“在一个季度里面,每一位销售人员的总销售额与利润率的达成率”,也就是去衡量每一位销售人员的“生产力”。因此,如果一个部门总体的生产力很高,自然可以确保它的高速成长,并且为企业带来丰厚的获利。
  德鲁克所强调的关键——“如何提高知识型员工的生产力”,是可以转化为实际可行的行动的,也就是通过提高企业内所有人员的“高效”能力,帮助企业“用最快的速度、做最正确的事、产生最大回报”。
  不像奥运的百米冠军,可能他与生俱来就有爆发型的肌肉与天赋,而我们可没有那么好的先天条件!但幸运的是,在职场的竞赛中,世界顶尖的高效技巧是不需要天赋就可以学会的。因此,
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高效是个人与企业成功的基石(2)
以投资成本与回报来分析,尽早掌握高效时间管理的方法,
  会是企业以及你一生最好的投资。
  但是我们还是要小心留意,有关“时间管理”与“高效”的方法五花八门,种类与数量非常之多,有些已经过时,有些理论看来不错但是不实用,有些甚至还会误导人。要避免学到不怎么有效的时间管理系统,浪费你的时间,就要慎选最有效的高效时间管理系统。好消息是,你现在可以避开这些风险。
  

本书独特之处
我相信这本书是目前市面上最全面、实战、有效的高效时间管理类书籍,能为中国的职场精英提供一个全方位的“高效”解决方案。本书的主要独特之处:
  ü 有效:我和我的调研小组,收集、筛选、保留了最有效的世界顶尖“时间管理”与“高效”的精华,并且配合国人的习惯与环境做了调整,经过多次验证、反馈与改良,确保我们高效系统的有效性。书中涵盖了几个最关键,但少有人能够脉络分明地整理出来的高效元素,例如:
  “冠军高效系统CPS”(Champion Productivity System)——世界先进的高效工作流程法,可操作性强,让你每天高效!
  “收纳管理”——最实战的工作区域收纳管理技巧,打造高效率办公区,让你轻松掌控!
  “精力管理”——全方位提高工作精力的正确观念(包括饮食、健身、睡眠、减压等),助你成为抗压性强、精力充沛的职场战士!
  ü 实用:不光是讲理论(What),还教你怎么做(How)。这是一本行动的书,配合实战、可操作性强的工具与执行技巧,让你看完每一个章节就有相应的行动,很快看到成果,让这本书成为对你工作有实质帮助的“行动书”。
  ü 物超所值:归纳总结、浓缩高效的精华在这一本书里面与你分享,这是目前最全面、完整、最新的高效与时间管理书籍,等于让你一次吸收了数十位在这个领域世界级大师的精华,绝对在时间与金钱上物超所值!
  ü 高效:书的框架设计用心,脉络分明,让你轻松愉快地阅读。每一个章节既独立又环环相扣。你可以依据你目前的切身需求,很自由地跳着翻阅本书的任何一个相关章节,立即采取行动进行调整,很快看到成果;或是依照章节的次序来阅读,以获得最完整的效果。
  我多年来在自己的工作当中应用这些冠军高效系统,结果让我在每一个工作岗位上,都很自豪地、无一例外地创造出破纪录的业绩表现。例如,我在开办自己的咨询培训公司之前,曾经将一个年销售额十多亿元人民币、成长平缓的部门,在一年半之内增长到三十多亿元,这主要归功于这些世界顶尖的高效工作系统,帮助我和我的手下们,获得更快更好的表现。
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如何善用这本书
我的目标,是希望让你能够以“最高效”的方式,最轻松快速地学会这些技巧,并且将其运用在你的工作生活当中。
  为了让你阅读这本书的时间投资,能够“值回票价”,建议你用以下这种“分享与行动”的阅读方式,以获得最大效果:
  1。 建议你在两天之内,至少与一个人分享你所学到的好用、实用部分。你可以用轻松愉快的口头叙述方式,例如你对你的好朋友、同事说:“嗨,我告诉你,我最近学到了一个方法,对我很有帮助哦……”。所以你在阅读本书的时候,要改用“我准备去教懂其他人”的心情来学习。这种方式已被证实可以有效提高学习的效果。同时,你的好朋友们也可以分享到你自我增值的喜悦。
  2。 每一章节看完后,就立刻写下你的心得,以及“要采取的第一步行动”。坐而言不如起而行,第一小步也是最重要的一步。
  3。 在24小时之内,将你“要采取的第一步行动”,贯彻执行于工作生活中。立即行动,可以让你很快地从“学”变成“会”。你也可以立刻从应用高效技巧的结果当中受益。
  “练习,是最好的学习。” ——尹志豪
  你已经阅读到了这里,表示你是有决心帮助自己变得更加优秀。为了让你的阅读过程更有效率(看书也要讲究高效嘛),我为你做了下面这个“阅读时间计划表”。原理很简单,但是实用:有衡量的指标,以及时间与日期安排,就更容易达成目标。不妨试试看吧!
  我的阅读时间计划表我打算每次阅读本书大约多少页数:_________页后面共有_________页,所以我计划要分多少次阅读完_________次我计划在哪几天阅读:日期 星期几 阅读第几页到第几页
  例如:12月1日 星期六 1-30页
  

“时间管理”与“高效”
首先让我们来澄清“时间管理”(Time Management)这个概念。时间有两个真理特性:
  1。 每个人一天都同样有24小时,一秒不多,一秒不少。
  2。 时间不受任何人的控制,你也无法去“借”时间,或“储存”时间。
  时间只会不断地流逝,你是无法去控制或是“管理”时间的。所以我们所说的“时间管理”,其实并不成立,我们真正管理的,是每天一个个发生的,或是要去执行的“事项”。但是我们在这里,还是以大家习惯的“时间管理”,来称呼这个行为。
  我们通常所说的“时间管理高手”,其实不光是强在“时间管理”而已。因为所谓的时间管理,不过是“可以在同样的时间之内,做得比别人更省时间、速度更快”罢了,其实你不但需要效率高,还需要效能好,也就是要有更多更好的产出。仔细观察那些在事业上表现出类拔萃的冠军们,他们共同的特点是:
  ü 效率高(Efficiency):可以在同样的时间里,更快完成比别人更多的事项(称之为“时间管理高手”)。
  ü 效能好(Effectiveness):产出的结果、产品、质量、业绩,都要比别人更好。获得比别人更多的利润与回报(称之为“高效能人士”)。
  如果你也想在事业、职场上成就非凡,你必须要专精的是“高效”,而不仅仅是“时间管理”。
  高效 = 效率高 + 效能好 =时间更少,产出更多、更好
  

快乐高效,成就非凡
要成为职场上的“高效冠军”,你必须既是兼具“效率高的时间管理高手”,又是及“效能好的高效能人士”。
  让我们来做个简单练习,看看我们最常接触到的身边的人们,是下列的哪一种?
  1。 哪些人是“效率高,但是效能不好”的?也就是他们做事情速度很快,但是常常方向根本是错的,产出的结果不是我们要的,到头来辛苦白忙一场。
  2。 哪些人是“效能好,但是效率不高”的?也就是他们产出的东西非常之好,完全符合要求,但是速度很慢,这在20世纪还可以,但在今天高速竞争的环境之下,早就被竞争对手抢占先机了,慢功出细活的人在现代是很难存活的。
  3。 哪些人是“效率不高,效能也不好”的?动作又慢,又搞不清楚方向。这类人是不是很快就“阵亡”了?
  4。 哪些人是“效率高,效能好”的高效冠军?这类人做事速度极快,产出的结果又多又好。
  请在这里写下你认识的符合“高效冠军”要求的人有:
  你所处的企业哪一类的人比较多?是不是现在更容易了解到为什么你的企业绩效好还是不好?企业的成败,全都取决于企业里的人们是否高效。
  同样的,你的一生是否能够表现出众,是否能够成就非凡,虽然可能的因素很多,但是你“高效”与否,是最基础的关键。
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内容提要:高效7大元素
要做到个人高效,必须360度、全方位地提高自己的效率与效能,涵盖的层面有你的心理、观念、工作方法与流程、收纳、身体精力、持续的成长,以及工具的掌握。唯有在各个层面完全掌握高效的每一个环节,你才能够达到“快乐高效工作,成就非凡人生”的境界。这本书将通过全方位地阐释高效的7大元素,与你分享“高效冠军”
  成功的秘密——“全方位冠军高效系统”(360° Champion Productivity System):
  ü 高效元素1:激情动力。让工作成为一种乐趣!首先引导你找出你工作与生活的激情,让你拥有源源不绝、持久高效的热忱动力。
  ü 高效元素2:高效基础原则。“聪明工作”(Work Smart)!阐释如何达到事半功倍的高效“心法”原则,解说高效的正确观念,纠正一般常见的错误。
  ü 高效元素3:冠军高效系统CPS。每天高效完成大量任务!最新的个人高效工作流程,帮助你提高每一天的效率与产出,实用性强,让你快速完成每日烦琐的工作事项,表现更杰出,时间更宽裕,生活更快乐。
  ü 高效元素4:收纳管理。打造高效的办公区域!教你最新的收纳管理技巧,来重新整理你的办公区和桌面,帮助你降低焦虑和压力,大幅提升你的工作效率、对工作的掌控感与快乐情绪。
  ü 高效元素5:精力管理。成为抗压性强、精力充沛的职场战士!向你介绍最简单有效的观念与方法,帮助你全方位地从饮食、运动、睡眠、减压几个方面全面提升你的健康水平与工作精力。
  ü 高效元素6:永续成长与改善。全方位提高自己的核心竞争力!为了个人的持续进步,你应该安排学习的主题,在最短的时间内在事业上脱颖而出,成就更高而且更轻松快乐。
  ü 高效元素7:高效工具与规划。掌握最新、最实用的高效利器!介绍如何选择必备的高效工具,如何善用它们,帮助你做好高效的工作规划,以及做好执行计划的步骤。
  在7大高效元素之下,我一共介绍了32个实用的高效冠军技巧与工具。
  你可以很自由地跳着翻阅本书的任何一个章节,但是如果你想获得最完整的效果,我建议你还是依照章节的次序来阅读。
  有一点我们要了解的是,高效与时间管理的方法有很多,不可能每一种方法都适用于每一个人。我尽量多介绍几种最好用、有效的方法选择,希望你可以多加尝试,看看哪一种对你最合适。不要害怕去尝试,一种方法对你不合适,就再去试试另外一种。关键是:你一定要去做做看!相信你已经有这样的体会:光是靠“阅读”而不
  去做,你不可能有进步。
  你在学习新技能的过程中,要改变你以往一直以来的习惯,不是一件容易的事。心理学家说你至少需要持续不断21天,才能养成一个新的习惯,更何况要打破一些根深蒂固的坏习惯,不是那么容易。有时候你可能需要花几个月到一两年的时间,才能完全掌握新的技能,以及得到大幅度改善的效果。我要告诉你的是,要有耐性!只要你坚持,这些努力将会是终身受益的,因为你将会获得你梦寐以求的美好人生!
  

想法与计划一定要写下来
在开始介绍这7个高效元素之前,让我们先来谈谈一个基础但很重要的前提:想法与计划一定要写下来。
  在讨论事情的时候,当我问对方,需不需要写下来以免忘记,时常听到的答复是:“不用写啊,我都记得的。”结果是,总是会有事项被遗漏忘记。不知道你是不是也有过同样的经验?
  高效专家一致认为,你一定要将所有的想法、计划与工作事项写下来!因为我们是人,不是电脑,你不可能永远记得所有的大小事情。尤其是在制订计划的时候,你很难既用脑袋思考,又用脑袋来记忆所有的事情。
  有些人认为讲这个太过简单甚至没什么必要,但是请你下次仔细观察一下你周围的同事,还有自己,平时有多少次是因为当时没有写下要去做的事,结果忘了的?此外,因为当时没有写下来,你心中是否有“不安全感”?很多时候这其实是你焦虑的一个主要原因。
  将想法全都写在纸上,或是记在电脑、手机、录音笔里面,有这些好处:
  ü 减轻你头脑的负担,帮助你释放出创意的能量。
  ü 让你免除会遗忘的忧虑,可以全心专注于关键的要事上。
  ü 写出来让你一目了然,订出的计划更全面、更有效。
  ü 容易将计划化为可执行的行动任务,并贯彻实现,让你表现更杰出。
  ü 减轻你担忧的压力,让你晚上睡得更安稳。
  不论是用手写的记事本、万用手册,或是智能手机、PDA等电子装备,对于这种非常重要的高效记录工具,我在最后的高效元素7中有详细的介绍。如果你想现在就开始选用一种适合你的“个人信息管理工具”,来记录这几章的想法与计划,你可以先跳去看那一部分,再回到这里来继续。当然,你也可以先直接将你的想法写在书的空白处,或是任何记事本上。
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高效元素1:激情动力(1)
“工作是一种乐趣时,生活是一种享受;工作是一种义务时,生活是一种苦役。”——高尔基(Maxim Gorky,俄国作家)
  王先生从小就喜欢搞技术,现在是一家企业技术部门的资深工程师,这几年完成了好几个重要的项目,对企业的贡献让他备受尊崇,因而最近被晋升为技术部门的经理。当我向王先生祝贺的时候,他向我表示,倒是没有想过这么快被晋升,升职加薪虽然也让他很开心,但是最让他快乐的,是
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