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羊皮卷智慧全集: 经典黄金珍藏版-第14章

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  时间也是最公正无私的。它对整个人类亲如儿女。无论是谁,每天都有24小时,它不为人们的喜爱而延长,也不为你的厌倦而缩短。
  比之时间长河,人的一生是那样短暂,然而,就在这流星般的一瞬,有的人如日月生辉,光焰回射;有的人却浑浑噩噩,默默沉沦。
  一个人所能做的,比他已经做的要多得无法计算。绝大多数人,甚至没有达到自己限度的一半。
  人类巨大的潜力,正待我们去开发,而人的潜力的发挥,很大程度又取决于时间潜力的挖掘。
  时间是死的,人是活的,只能由人去找时间,不能让时间来等人,时间不能“增产”,却可以“节约”;它不因人们的主观意志而拉长,却可以因浪费而缩短。时间犹如一位公正的匠人,对于珍惜它的人,它会在你生命的碑石上镂刻下辉煌业绩;而对于那些胸无大志的懦夫懒汉,时间却像一个可憎的魔鬼,难以打发。总之,谁对时间越吝啬,时间对谁越慷慨,要时间不辜负你,首先你要不辜负时间;抛弃时间的人,时间也抛弃他。
  珍惜时间,要从今天做起。因为昨天已经过去,惋惜也无法追回;明天尚未到来,与其坐待,不如奋起;而今天就在眼前,抓住了今天,既可以弥补昨天的不足,又可以提前迎接明天的晨光。如果用一条链环把昨天、今天、明天连接起来,那么,今天就是其中心环节。我们要珍惜每一个“今天”,尽量压缩生活中每一分的“时间开支”,每当翻开日历的时候,要意识到不能让崭新的这一页成为空白。
  在生活中,惟有“今天”正在我们手中,真正属于自己。
  然而,许多人由于惰性心理,往往今天得过且过,把一切决心的付诸推迟到“明天”。
  世上的事,有多少坏在了拖拉、等待、迟疑之上!
  一个人即使再忙,每天可支配的零星时间至少也有两个小时:如果从你20岁工作,到60岁退休,每天拿出2个小时来有计划地从事某一项有意义的工作,加起来就有29200小时。等于3650个工作日,整整十年,足以干一番事业。
  如果你每天学习五个外语单词,一年就可记1825个;坚持十年呢,你就可掌握18250个单词。
  同时间建立一种新的联系在任何时候都不算晚,无论一个人的年华还剩多少,从你认识到时间宝贵的那一天开始,也就是明智地驾驶了生命的开端。


分析你的时间习惯


  分析你的时间习惯
  你如何支配你的时间?时间强盗埋伏在生活中的每个角落,等着迅速偷走我们的时间。要想成为一个有效率的人并有足够的休息时间,我们必须抓住这些窃贼,并揭穿它们的面具。
  在这方面,奥格·曼狄诺为我们提出了两点建议:
  (1)制作一份时间日志
  在接下来的两或三个星期内,做一份时间日志,是分析你的时间习惯的一条途径。记录下你做每项工作,每次休息,每次处理中断所耗费的时间。
  你可能会有一些有趣的发现。例如,你会发现你每天都以固定的模式浪费时间。你可以堵住漏洞,并有更多的时间去实现你的目标和去休息。另一个有趣的发现是,许多人在一天里的某个时段可能效率更高。因而,他们就可以安排在这些巅峰时段里安排去做那些要求高效率的工作。如果你发现你在某段时间里很有创造力,那么,你就把时间分配给需要更大创造力的工作,而把普通的工作留到你创造力较小的时候。
  (2)看行动,而不是看时间
  按工作成果来设定每一天、每小时的工作目标,而不是按工作。辨别出那些让人讨厌的浪费时间的小毛病,并除掉它们。
  这里是比较普遍的时间窃贼的清单:
  拖延,把事情往后推脱。
  你还没有掌握足够的信息,就尝试着完成工作。
  做不必要的日常工作。
  不必要的分心或中断。
  随便打电话。
  不必要的会议或会议持续的时间过长。
  未能按人的能力分配工作。
  在时间方面缺乏自律性。
  做事没有设置优先顺序。
  对信件和文书工作不必要的推诿。
  过多参加社会活动。
  缺乏精神控制或专心。
  缺乏和你工作有关的知识。
  延长休息时间。
  不会对妨碍你的优先顺序的事情说“不”。
  因粗心犯错误而不得不重做工作。
  进行马马虎虎或低效率的交流。
  未使用辅助管理手段(指令器,通讯中心)来充分发挥优势。
  庞大、拙劣的制度或程序设计。
  未能坚持让你的同事负担他们的工作量。
  在任何情况下,都要把时间窃贼分辨出来并向它们宣战。毕竟,是它们偷走了你的生命。


做每天和每周“要做的事情”表


  做每天和每周“要做的事情”表
  奥格·曼狄诺非常推崇伯利恒钢铁公司著名的前总裁查尔斯·施瓦布利用时间的技巧。查尔斯·施瓦布,在每天工作结束时,要花五分钟时间分析安排第二天要处理的各种问题,并按轻重缓急把这些工作写下来。当他第二天一早到达办公室的时候,一进门就开始着手第一项工作,接着按顺序做第2,3,4和5项工作。
  “这是我学过的最实用的经验。”这个千万富翁举例来证明自己的观点,“我曾有一个电话,拖延了很长时间没有回,因此,我决定把它列为我下一天工作日程的第一项任务,那个电话给我们带来了一份新的钢筋定单,让我们获利200万美元。”从那时起,他就彻底接受了这种做法。
  列出“要做的事情”表至少有如下好处:
  ① 让你不再担心遗漏了什么重要的事情。
  ② 对重要的事情安排了确定的时间,令你放松。
  ③ 它能保证你不超过最后期限。
  ④ 让你避免把时间浪费在不重要的工作中。
  ⑤ 让你从容地把手头的工作做到最好。
  ⑥ 帮你避免成为一个工作狂。
  ⑦ 帮助你和你认为最重要的人进行有效的沟通。
  ⑧ 让你每天都以适当的工作开始和结束。
  ⑨ 能帮助你确保别人所关注的问题都能得到解决。
  ⑩ 能帮助你建立一个系统的生产流程,让你以特定的速度进行工作。
  B11 帮你抵制不必要的打扰。
  B12 帮你避免拖延。
  简而言之,通过制定一个明确的、每天和每周“要做的事情”表,你对如何利用每一天就有了选择权,这要比坐等应付发生的事情要好得多。
  在一天快要结束时,我都要看一眼我的“要做的事情”表,来判断自己这一天过得是否富有成效。我不想做一个没有成效的人,所以我要依赖于我的计划表生活。试一下,你会喜欢它的!


充分利用时间,不要让时间付之东流


  充分利用时间,不要让时间付之东流
  你怎样利用你今天的时间很重要,因为你要付出你生命中宝贵的一天为代价。记住托马斯·坎普滕斯说过的话:“时间一去不复返。”
  消磨时间是一件艰难的工作。当你过得有意义的时候,时间会飞快地逝去,也就是说,当你忙于追求有真实价值的目标的时候,时间过得很快。但是,当你在消磨时间的时候,时间却过得沉重而缓慢。“我真惊奇,那些在消磨时光的人该有多艰难啊!”奥格·曼狄诺这样说道。他在节约时间方面的经验是:
  ① 每天都要尽快及早的投入到工作中去。“早晨的口中含有金子。”奥格·曼狄诺说。
  你是否曾经注意到,早晨起床的那一刻,往往代表了一整天的状态?“今天早晨我睡过头儿了。”一个喜剧演员说,“在匆忙中,我烤焦了我的面包片;咖啡洒了我一身;我刮痛了自己的下巴。当我跑向我的汽车时,邻居的狗不停地朝我狂叫着,可车子怎么也发动不起来。从那以后,我一整天都没有顺利地度过!”
  如果我们早一点起床,情况就会大不相同。通过睡一晚好觉使得我们的精力得以恢复,精力充沛地去做第一件事情!它给了我们向上帝问候的时间,给了我们迎接新的一天可能发生的任何令人振奋的事情的时间;同时,也给了我们权衡我们面前的挑战与我们实力的关系的时间。我喜欢就像古老的谚语中说的那样去迎接每一天——“这是我余生中的第一天。”昨天,连同昨天的烦恼和忧虑,已在我昨晚的睡梦中悄然离去。今天,是新的一天。如果我去体验,我会用我全新的一页去谱写我的快乐时光。
  消除你最大的障碍的最恰当的时间,就是做好第一件事情的早晨。
  ② 让自己不断地前进。充分利用惯性的原理!“有一种情况更能对我们的幸福施加压力,”奥格·曼狄诺说,“它就是不断地发展。”他把生活比作一股水流,“如果它停下来,它就会淤塞,直至干涸。”
  记住,运动着的物体总是以一定的方式、向着相同的方向,以相同的速度运动着,除非有外力的干涉。正如专家告诉我们的一样,一旦汽车处于运动状态,要想保持它向前进所要耗费的汽油,比刚开始启动时少得多。人们一天下来感觉很累的原因,可能是由于他们在这一天里追求太多的停留,而耗尽了太多的“燃料”所致。
  ③ 清楚下一步要做什么事情。让你的生活不断前进的秘诀,就在于心目中始终有一个下一步该做什么的打算。例如,一个伟大的作家曾经公开承认,自己最害怕的事情,就是面对打字机里的一张白纸。于是他想了一个办法,来克服这个问题。每天,当他要结束写作的时候,他就会把一张写着半句话的纸放进打字机里。第二天一早,他做的第一件事,就是把那半个句子补充完整。一会儿,他就会全神贯注地投入他的写作中,并且一整天的效率都很高。
  一个“要做什么”的表格,一份整洁地堆放你桌子上的任务表,或一张时间表,都能起到同样的效果。因为无所适从是行动中最大的障碍之一,它能帮助你在做完每件事情的时候,知道接下来该着手处理哪件事情。
  


让自己的一切更有条理


  让自己的一切更有条理
  奥格·曼狄诺发现,世上最没有条理的人存在于那些最辛苦工作的人当中。他们整天像个疯子一样工作,努力想完成每件事情,离开办公室仍然很紧张,因为重要的信件还没有写,要探望的人还没有探望,紧迫的任务还没有完成。
  他们比别人工作时间长、比别人辛苦的原因之一,是他们需要骑车的时候,从重新发明车轮开始。因为做什么都没有计划,他们不得不付出额外的努力。他们为自己辩护的理由是,他们喜欢这样自由地做事情。
  可是,如果你能做到工作有条理,这对个人自由是一个极大的帮助。它可以帮你工作更容易,在更短的时间里做更多的事情,让你对团体更有价值。
  那么怎样才能让自己更有条理呢?奥格·曼狄诺提出的如下建议值得借鉴:
  ① 培养做决定的能力。美国有句谚语,叫做“闪电决不会在同一地方落两次”,比喻机会决不会在同一时间同一地点反复出现。机会对于每一个人都是均等的。所不同的是,聪明的人能够发现机会,果断的人能够抓住机会,勇敢的人能把机会变成成功;而愚昧的人总是不能发现机会,迟疑的人总会坐失良机,怯懦的人则不敢将机会变成胜利的果实。
  果决型性格的人办事成功率高,因为他有魄力,敢说别人不敢说的话,敢做别人不敢做的事。这就是其超群之处,正是这个超群之处使他赢得机遇。
  如果你期望你的工作效率提高,在有限的时间内完成更多的事情,就要努力培养做决定的能力。你越能做出决定,你的工作就越有条理,你的时间也就显得越充裕。
  ② 处理文件要及时。曼狄诺总是留出一部分时间来读信和回信。他读每一封信,判断出它的用意,并立刻作出答复,不让桌子上留下一份未被处理的信件。这样,他不用担心还有什么没有做,而全力投入其他工作了。
  ③ 让你的办公桌、你的生活整齐有序。你有没有想过你的办公桌比你的笔迹、照片或掌纹更能反映出你的性格?效率专家研究发现,办公桌混乱的人一般工作效率低下。要改掉把不用的东西堆在办公桌上的习惯,每天下班前把桌面清理干净。
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进行合理的组织工作


  进行合理的组织工作
  《思考的人》一书的作者詹姆斯·艾伦说:“工作目的、工作任务明确后,能不能很好地实现,就在于进行合理的组织工作。”
  组织工作首先要做好选择,剔除那些没有什么价值或者只有很小意义的工作,接着再排除那些虽然有价值但由别人干更合适的工作,最后再剔除那些你认为以后再干也不要紧的工作。
  对于那些必须目前就干的工作,也要很好地进行组织。詹姆斯·艾伦所推荐的组织工作的方法有如下几条:
  (1)综合
  即在同一时间内综合进行多项工作。我们说,办事要有顺序,并不是说同一时间内只能办一件事,而是运用系统论、运筹学等原理,可以同时综合进行几项工作。在管理学中,把工作单方向一件一件依次进行的办法,叫做垂直型工作。就像站着一大排人,一个一个地传递砖头,这样做效率比较低。反之,如果把各项工作综合起来统一安排,效率就会大大提高。
  (2)结合
  即把若干步骤结合起来,例如有两项或几项工作,它们既互不相同,又有类似之处,互有联系,实质上又是服务于同一目的的,因而可以把这些工作结合为一,利用其相同或相关的特点,一起研究解决。这样自然就能够省去重复劳动的时间。
  (3)重新排列
  也就是要考虑做工作时采取什么样的顺序最合理,要善于打破自然的时间顺序,采取电影导演的“分切”、“组合”式手法,重新进行排列。例如一天工作下来很疲乏,晚上又要上夜校,那么就应该把休息时间提前,从床上移到其他地方,如在公共汽车上趁机闭目养神,以保证晚上精力充沛。假如你是一个业余作者,白天不容你静下来构思作品,晚上又难以入睡,不妨在此时让思绪遨游一番。
  (4)变更
  即改变工作方法。改变工作的手法大体有两种,一种是“分析改善方式”,即对现行的手段方法认真仔细地加以分析,从中找出存在的问题,即找出那些不合理和无效的部分,加以改进,使之与实现目标要求相适应;一种是“独创改善方式”,即不受现行的手段、方法的局限,在明确的目的基础上,提出实现目的的各种设想,从中选择最佳的手段和方法。
  (5)穿插
  尽可能把不同性质的工作内容互相穿插,避免打疲劳战,如写报告需要几个小时,中间可以找人谈谈别的事情,让大脑休息一下。又如上午在办公室开会,下午到群众中去搞调查研究,等等。
  (6)代替
  即把某种要素换成其他要素。如能打电话的就不写信,需要写信的改为写便条,需要每周出访的改为隔周一次,在不出访的那一周里,可用电话来代替出访。
  (7)标准化
  即用相同的方法来安排那些必须时常进行的工作。比如,记录时使用通用的记号,这样一来就简单了。对于经常性的询问,事先可准备好标准答复。


先做重要的事情


  先做重要的事情
  19世纪到20世纪初,英国社会经济学家巴特莱提出了著名的“巴特莱法则”。其内容很简单,例如:公司的推销员中,成绩最好的20%的成员,其工作量占全体推销员的80%;电视观众把全部收看时间的80%,用于收看率最高的20%的节目,等等。现实生活中的许多事物,大体符合这一规律。美国工商业界中,有人把巴特莱法则称为80/20规律。实际上,多数人并不去追究巴特莱法则提出的比例是否总是正确,只是因为它提出的大致目标,用来衡量办事的效益很便利,所以才广为人们所采用。
  奥格·曼狄诺发现,利用巴特莱法则,可以很好地节约时间。
  比如,作为领导者,每天起床后,你可以把一天之中打算做的事列在卡片上,读书、查资料、买东西、写信、打电话等,全部列出,然后根据它们的重要程度分别编上A、B、C的代号。其中A是无论如何必须完成的20%。当A部分完成后,人们就可以说:“啊!今天已经完成了全部任务的80%。”
  对于自己藏书的整理也可以采用巴特莱法则。假设某人有藏书1000册,事实上毫无遗漏地全部使用这些书是不可能的事。把1000册书中使用率最高的20%即200册挑选出来,放在身边取用最方便的地方,这样查阅起来既省时间,又提高了效率。
  几乎所有的人都有一个袖珍手册,上面写有“通信录”,用来记录同自己有各种联系的人们的姓名、住址、电话号码。在年终更换新的手册时,依据巴特莱法则选出与自己联系最多的20%,抄写在通信录最前面的两三页上,大体就够用。
  可以看出,上述的巴特莱法则,不过是“重要的事情先做”这样一条普通道理的数量化说明而已。学会在学习、工作、生活中运用这一法则,不仅能使我们节约许多时间,而且会使我们的生活变得更有节奏,更有意义,更有乐趣。


提高时间利用的质量


  提高时间利用的质量
  奥格·曼狄诺指出,有效利用时间的一个重要环节是提高时间利用的质量。为了提高利用时间的质量,可参考如下建议:
  (1)保持最佳情绪
  良好的情绪是人生机体的润滑剂,可以促进生命运动,给人以充沛精力。谁都有体验,人在情绪好时,心情轻松,竞技状态就佳。良好的精神状态可大大提高有用功,减少无用功。因此,一个人要努力使自己热爱事业、热爱工作、热爱生活、乐观豁达、目光远大。尤其是刚刚步入社会、走向生活的青年人,更应学会控制自己的情绪,使自己善于控制因身体、恋爱和婚姻的挫折以及对新环境不适应而引起的情绪不稳,保持最佳的情绪状态,以旺盛的精力,良好的心情,度过充实而有
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