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的信用就会崩溃。过去,我曾经为自己的记忆力好而沾沾自喜,但最近,诧异说“哎,我做过这个约定?”的时候越来越多。不要仗恃记忆力,一定要养成做记录的习惯,记事本就是为此而存在的。
“某某替我垫付了一千元茶钱”、“AA制的那一份还没付”、“借书尚未归还”……
让我们先从遵守细小的约定开始吧。
能做常规致辞
能够在正式场合进行正式致辞,是人们进行社会生活所不可欠缺的。可是,许多年轻人却不擅长此道。如果是伙伴们之间轻松聊天,可以说上好几个小时,可一旦在圈子之外的人面前说话,就会紧张怯场,不知该说些什么、怎么来说,所以就逃避这种场合。进入社会的时候,一些正规机构会在新成员培训中教给大家如何致辞、如何鞠躬、如何开口说话等,但在削减成本的风潮中,越来越多的机构不再教这些了。做销售、营业等与外界接触较多的工作的人,还可以在实践中得到锻炼,但从事技术、企划和研究工作的人,与外界接触机会少,很难克服害怕发言的心理。
从前被称为“冠婚葬祭”的大仪式,在现代社会中,就相当于纪念庆祝会、婚礼宴会、葬礼、灵前守夜和追思会等。在这些大场合中的行为举止,关键在于不要战战兢兢、东张西望、慌里慌张。并不是说一味谦让、低调行事,就很淑女或很高雅。我们应当落落大方、彬彬有礼地行动。
当自己仅是一名参加者、不必特别发言的时候,在接待处出示请柬,礼貌地对主人说“感谢您的邀请,恭喜您(请您节哀)”,就可以了。没有必要长篇大论地说些多余的话,因为主人必须照顾众多客人、留心大会的进程和准备状况,一定非常忙碌。
在没有熟人的场合,如果是葬礼,那么沉默无语还可以,但如果是喜庆的宴会,最好向旁边的人自我介绍一下,聊一点没有妨碍的话题。谈谈天气也好,交通也罢,并不需要特意找新奇的话来说。没有必要端着架子,非得有人介绍才肯说话,或对方不说自己就不主动开口。注意不要让自己成为“添麻烦的人”。
当有人邀请自己发言或致辞的时候,要爽快地接受。太过“淑女”、过分谦逊的话,则会破坏气氛。政治家等惯于致辞的人,会说得非常精彩,但那只是少数。如果想着自己的发言一定要出类拔萃,那会成为负担。只要能端庄大方地说出通常的祝词和挽词,就足够了。
说常规的祝词时,先大声地说出自己的名字,然后向主人表示祝贺、对庆祝会的宗旨表示赞成。也可以事先询问主人,看主人希望自己说什么内容。根据自己是朋友代表、同事代表、年轻后辈代表等不同情形,如果能够讲一件得体的逸闻趣事,那就最好不过了。最后,再一次向主人表示祝贺,就可以结束了。如果没有自信,把致辞写在纸上读出来也可以——当然,最好还是自己来说。
如果能说出新鲜别致、增添自己魅力的精彩发言,当然非常棒,但那并不容易。首要的是能进行常规致辞,这是成为有品格女性的必要条件。先满足了这个必要条件,然后再锦上添花地展现个性吧。
赠送令人愉快的礼物
送礼物是件很难的事,如果对方真正喜欢当然好,但实际上有时礼物反而会给人添麻烦。礼物太过昂贵,也会让人为难。如果收了礼物就完事大吉,未免有些失礼,所以得进行相应的回礼,想到这一点,有人也会觉得头疼。
的确,比起欧美来,日本在交际中送礼的场合很多,而且有赠送昂贵物品的倾向。赠送中元节礼和岁暮年礼,是日本特有的风俗习惯。在我的故乡富山县,每到年底,媳妇的娘家有向婆家赠送鰤鱼和新卷鲑的风俗。这种风俗现在渐渐废止了。以前在很多机构中,部下会送给上司岁暮年礼和中元节礼,最近这种情况也减少了。
有的人平日里受到别人的照顾,苦于无法表示感谢,于是将赠送中元节礼和岁暮年礼作为一年两度的表达谢意的好机会。我的看法是,在中元节和年底送礼给上司、合作伙伴、朋友、熟人的做法,原则上还是免了为好——当然,这也要看周围的习惯。相比之下,如果错开时间,馈赠一些时鲜的特产,也许对方会很感谢吧。
对结婚贺礼、生子贺礼、奠仪等进行还礼的情形也很普遍。一般来说,这种场合最好避免送非消耗品、好恶差异明显的物品、需要鉴赏力的物品。人们很容易觉得海苔、茶叶等常用物品比较合适。的确,品质优良的海苔、茶叶等日常必需品和消耗品很受欢迎。以此类推,毛巾、床单等也经常被作为礼品。但正因如此,这类礼物往往会被重复赠送,一旦陈旧了,价值就会降低,这一点需要注意。最近,从购物册上选择物品作为回礼的情形越来越多,极端的例子是,甚至还有将商品券当作回礼的。这也许是物品太过丰富的缘故吧,但还是让人感到有些无趣。
我喜欢的礼物,是每年从农家送来的蔬菜、水果,或者从自己偏爱的关系老店里送来的、附有店家推荐“一定要尝尝”的上等梅干、大酱、酱油、腌菜等。这样的礼物能让人感受到赠送者那细致周到的心意。
还有人会赠送地方的名产大米,大米也是日常必需的消耗品,是令人愉快的礼物。
此外,我觉得送鲜花也不错。玫瑰花很快就会枯萎,但冬天的水仙花却能开放很久。收到仙客来等小盆栽也令人高兴。不妨送人一些自己平日虽然不买但很喜爱的东西,或者虽然派不上用场但令人愉悦的东西。不是当作例行公事来送礼,而是揣摩着对方的心思进行挑选,才能传达出自己的心意。
人际交往中,爱和感谢是不可欠缺的根本。我们应当用各种方式来表达爱与感谢的心情,要知道,礼物就是为此而产生的手段和表达方法。
随手带点小礼物
当获邀去参加家庭派对或晚宴时,美国人或澳洲人通常会带上点小礼物:葡萄酒、鲜花,有时是亲手做的小甜饼。一般都不是很贵的东西,而且当场就能用得上。日本人以前曾有过带去昂贵礼物让对方很为难的情形,不过,现在越来越多的人拜访时不再这么大张旗鼓。相反,年轻人中,什么礼物也不带就去拜访的人也多起来了。
我觉得上门拜访时,固然不需要带夸张的礼物,但两手空空却也未免失礼。主人要做相应的接待准备,要花费时间,对此表示感谢是应有的礼貌。这种情况下,与前面说的选择礼物时一样,赠送少量质优价昂、自己通常不买的食品点心或鲜花等,是个不错的主意。最好的回礼,则是自己另找机会来邀请对方。
海外旅行时赠送饯行礼的习惯被废止了,于是归来时带特产作为回礼的情形也越来越少。但如果能收到一点小礼物作为旅行记念,也很令人欣喜。我妈妈喜欢钱包,所以我旅行时只要有时间,就会去挑选钱包。妈妈嘴上说“钱包这么多,却没多少钱往里放……”但心里还是美滋滋的,很感谢孩子在旅途中想着自己,特意买来礼物。如果对方的喜好很明显,比如喜欢收集有关“青蛙”或“龟”的物品等,那么就很容易选择礼物,方便多了。
与其在旅行地购买名牌,不如记着对方的喜好,买点小东西作礼物,这样一来,旅行的乐趣也会增加。当然,前提是对方用不着回礼。
商务活动中,即便是上门拜访,也几乎没有人随手带些小礼物。即便收到了印有公司名称或标记的文具,也很难让人产生感谢之情,因为明摆着,这不是个人自己买的,而是用公司的钱买或做的。送礼物若是不掏自己的腰包,是没有人感谢的。
如果一个精明能干的生意人,光是一个劲地向自己提要求,那么就算明知这是生意场上,人们心里也会不舒服。不造成负担的一点小礼物,能够使人际关系变得顺畅。比如在预备会上,如果偶尔有人随手带来些和式点心,会令人感到新鲜,留下深刻印象。“太忙了顾不上”、“没时间”的确是现实,但稍带点悠闲的行为能够使人感觉到你美好的人品。另外,还可以拜托照顾过你的人向他的上司转交礼品。由此他可以得到和上司接触的机会,感到很有面子,会比本人直接收到礼物还高兴。
另外,在海外住到外国人家里的场合,如果预定要受到招待,那么一定不要忘记精心准备礼物。除了没有语言障碍、谈资丰富的人之外,在海外人们经常是通过礼物来进行交流、互通心意的。不妨准备些有日本特色的、能够扩展话题的礼物。
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打电话的方式
电话是非常方便的交流工具,不仅在商务活动中不可或缺,即便是私人生活,没有电话也不能成立。手机普及之后,电话越发成为人们须臾不可离的工具,因而是否能高明地使用电话就很重要了。
电话礼仪的第一步,就是报上自己的名字,询问对方是否方便说话。尤其是本人直接接听的手机,我们不清楚对方正处在什么状况下,所以务必要问一声“现在说话方便吗?”对于难得打通电话的大忙人,有时候好不容易逮住了,让人不禁喜出望外,于是马上就开始滔滔不绝。但对方也许正在开会,也许在向顾客说明什么,也许正在电车上,或者正在开车。这种时候按说该把手机设置成静音模式,但对方有时会忘记。所以一定要先问对方是否方便。
打固定电话时,有时电话通了但本人不在,这种情况下,要把自己的姓名告诉接听电话的人,询问什么时候再打电话为好。如果那个时间自己实在不方便,或者有急事要告诉对方,那么虽然不太礼貌,也可以请对方打电话给自己。希望对方打电话过来时,即便认为对方应该知道自己的电话号码,也不要忘记再说一遍。
就算对方碰巧方便交谈,也不要说个没完没了。年轻人即使是没事闲聊,也可以和朋友扯上三十分钟、一个小时,但成年人却没有这么悠闲。单身的人之间,寂寞时电话起着联结彼此的重要作用,但即便是很熟悉的人,谈话也不要超过十分钟为好。
打电话时看不到对方,不知道对方的状态,语言就是一切。但意外的是,通过人的语气,却可以清楚地感知对方不愉快的心情,或者正在吃喝的模样。所以说话的时候,要当成自己在打可视电话,该笑就笑,该鞠躬就要鞠躬。有人即使是正常地说话,电话里听起来也会显得太严肃,这就需要特别注意,努力比当面交谈时更礼貌、更温和一些。请尽量慢慢地说,做到吐字清晰、语调温和。
与电话一样,电子邮件如今也是重要的交流工具。写邮件时,先写上对方的名字“某某先生(女生)”,然后写内容,尽量言简意赅,不要浪费对方的时间。给很多人发送同样文件的时候,要使用密送方式,遵守不泄露个人信息的礼仪。比起收到邮件就回的做法来,将一天的信件归在一起统一回复,效率会更高。要注意别忘记发送和回信。此外,有些无聊的人会在别人的主页或博客上匿名写些粗话,对此也要有准备。
拜访别人的时候,要先问问人家是否方便。“碰巧来到这附近,顺便来看看你”——对于这样的访问者,如果主人正闲着,当然会热烈欢迎,但如果主人正忙得分身乏术,却又不能对访客草草招待,那就让人为难了。不识趣的话,就会令人厌烦。有事的时候,一定要先预约好再去拜访,这是铁的法则。如果没有预约就去拜访,能见上一面就太幸运了,要做好马上告辞的准备。而且一定要明白,这么做是很失礼的。
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拒绝时要迅速、有礼
被邀请去参加聚会,总比被无视令人高兴;有人拜托自己担任某个职务,是自己有能力、有价值的证据——这么一想,我们就会不断地答应下来很多事,但时间和精力却是有限的。
如果不愿意交聚会的费用,不想做与自己将来的业务、收入、在公司的评价等无关的工作,从而不断地拒绝自己认为无益的事,那就会丧失很多机会和可能性,人生就很寂寞了。
也有的时候,自己很想去参加聚会或接受职务,但由于与其他计划相冲突,或出于当时的情形而不得不拒绝。这种场合下,一定要尽早回复表示拒绝。拒绝比接受更需要心灵的力量。即便真的很想出席,一旦知道“可惜,去不成了”,就要立刻作出回复。如果乐观地认为总会有办法,就会导致双重约定或三重约定的结果。
在先约不可改变、无论如何只能拒绝的单纯情况下,就没有烦恼的必要了。尽可能迅速、礼貌地做出拒绝的答复吧。如果实在过意不去,在拒绝的同时可以用发贺电、写信、送花等方式表达一下心意。如果想着“以后慢慢再说”,那么几乎可以说,一定是会忘记的。
不过,现实生活的情形并不总是那么单纯。“真的很想拒绝,但要顾全和对方的情分,不出席也不好”、“按说应该参加,可又没什么意思,真让人头疼”、“被期待有出色表现,固然让人高兴,可是担子好重”——种种理由都会让人生出拒绝的念头。像这样鼓不起劲的时候,一般还是不要勉强接受为好。如果实在无法立刻拒绝,那就给自己设定一个时限,比如推迟一天作答、在下周一之前作答等,考虑之后再作回复(将一周内的各种计划归纳起来,周末时进行整理,也是很有效率的)。
我自己就不善于拒绝,总是思来想去,“调调时间,不就可以去了吗”、“虽然做不了大事,也可以稍微有点用处,不是吗”,结果磨磨蹭蹭地老拖着不答复,其实这对对方、对自己都是非常不利的。
如果接到邀请后,过了一周、两周都没有动静,对方就无法制定计划。人家本指望你会接受,但最后却拒绝了,导致人家连物色下一位人选的时机都失去了。打算拒绝的话,就一定要尽早。如果在自己设定的时限内,无论如何也下不了决心,那么索性拒绝为好。
另外,拒绝的时候,如果是写明信片,一定要亲笔写明拒绝的理由,再写上诸如祝盛会圆满的祝愿。如果是打电话,要礼貌地对对方的邀请表示感谢,说明由于如此这般的原因而无法接受,不失礼地进行拒绝。越是在拒绝的时候,越要礼貌周全,要感谢对方的邀请,这一点乃是铁的法则。
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宴会的礼仪
聚会或家庭宴会上有各种各样的礼仪,不过最基本的是让客人们感到融洽愉快。我做总领事的时候,在官邸的招待宴会中最费心思的就是客人们的分组。如果分在一起的客人们为见面而欣喜、兴致勃勃地交谈,那就等于宴会成功了。好的客人能够领会主人的意图,使宴会气氛欢快。至于进餐中不要让刀叉乱响、喝汤时不要出声、避开政治宗教话题、不要只顾大谈自己等细节问题,都是出于让客人们感到愉快的考虑,倒没有必要过于拘泥。
快乐的宴会结束后,客人们三三两两地开始告辞。这时候,礼貌周到地将客人一位一位地送出去,是主人的分内事。在宴会中,主人由于要照顾所有的客人,一般没有时间和每一位客人单独交谈,所以分别时一定要拿出时间单独地礼貌相送。送客时要感谢客人的出席和为宴会欢乐气氛所做的努力,并祝愿客人事业有成、身体康健。作为回礼,客人一定会写来感谢函。
这种考虑在所有的场合都是通用的。公司的联欢会上也好,招待客户时也好,企业说明会上也好,只要成为主办者,就必须花费心思让宴会气氛热烈。要想办法使参加者感到愉快,并对他们表示感谢。被招待的一方,也不能因为聚会是AA制、或者经费来自于企业交际费和宣传费,就认为自己得到款待是理所当然的。
当有了身为主办者、招待方的经历之后,便会知道什么样的客人是好客人。好客人会对主办者的心意和招待心存感谢,在宴会中表现得很愉快,和周围的人融洽相处,帮助营造热烈欢快的宴会气氛。对宴会的准备和进程挑三拣四、露出不悦之色、破坏宴会气氛的客人,则令人头疼。即便是在商务聚会中,行为举止也要和去参加家庭派对或晚宴时一样,这会提升自己的品格。
在商务关系中,善始善终也是非常重要的。有人为了取得与客户见面的机会,以推销、介绍己方的产品,会精心地做各种准备,但对那之后的情形怎样了、进展得如何等,却很少进行汇报。尤其是还有很多人,以前明明一直频繁地来往着,但一旦在企划竞争中输掉、或者与对方的大型商务合作结束,就蓦地不再露面了。
值得多次强调的是,真正的人脉并不是在宴会上认识好多人、交换一下名片就能建立起来的,而是要通过与工作伙伴或日常相关者之间建立信赖关系、并持续深化此种关系才能得以建立。要得到信任,不仅要在展销会上费心思,后续行为更为重要。拥有众多回头客的酒吧老板娘,虽然对那么多客人不能从头到尾相陪,但送客时一定会挤出时间,周到、温柔地将客人送走,使人产生“以后还来”的念头。她们是客人接待业的行家,靠这个来赚钱,这么做也许是理所当然的,但这也可以为我们的人际交往提供启示。
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珍惜长久的人际关系
学校里的同班同学、职场中的同事、公寓中的邻居——以这种种偶然为契机,人们可能结成亲密的朋友,在一段时期内,彼此无话不谈、形影不离,一起吃饭、一起逛街、一起看电影或展览,比一家人还要亲密。可是一旦从学校毕业、换了工作、改变住处,环境变化之后,有的人就会将交往戛然止住。进入新环境之后,也许又会结识非常要好的朋友,但这种擅长开拓每一阶段的短期人际关系、并将之利用完便抛弃的人,我不认为她有什么品格。
同性朋友也好,恋人也好,都是共同分享了不可替代的人生阶段的人,将他们遗忘,等于切断了自己的过去。环境变化后,在一起的时间减少了,也许共同话题也会变少,但水流即使变细,只要交流还在持续,朋友就会像书架上心爱的书逐渐增加那样,变得越来越多。
那么,具体应该怎么做呢?从前有人说每年要寄一次贺年卡,据此